prestations audit et organisation MJ janv 11

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Maxime JACOB Conseil AUDIT ET ORGANISATION DES MARCHES PUBLICS Les réformes successives et permanentes du code dmeasrchés publics donnent plus de liberté à l’acuhre tpeublic par la possibilité accrue d’avoir recours à des procréeds u adaptées et à la négociation en dessous des ils seucommunautaires et, en même temps, et de ce fcarito,i ssaecnt sa responsabilité. Face à cette liberté et à cette responsabilité uaecsc,r l’acheteur public doit s’organiser en consénqcuee pour effectuer les meilleurs achats possibles tout en limitant rliessques juridiques afférents. OBJECTIFS Cette prestation poursuit trois objectifs au seerv idces acheteurs publics : 1. Mieux prévoir les besoin s Une expression des besoins aussi précise que poless,i bexigée par le code des marchés publics (a r5t)i,c lest à la base de toute politique des achats aussi bien dans upnper oache économique pour optimiser le processus dh’atc que dans une approche juridique pour assurer la régulariteé tdoutes les procédures de passation des marchés . En outre, avant le lancement de toute procéduroep,p olr’tunité de ces besoins doit être validée paru tol’rité responsable. 2. Maîtriser les procédures Qu’elles soient imposées de l’extérieur (code deasr cmhés, directives européennes) ou fixées en intee,r nla description de ces diverses procédures dans des guides inte rneexsplicitant à chaque étape le rôle des différseenrtvsi ces permet à chacun de se situer par rapport à ces ...

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Maxime JACOB Conseil

AUDIT ET ORGANISATION DES MARCHES PUBLICS Les réformes successives et permanentes du code des marchés publics donnent plus de liberté à l’acheteur public par la possibilité accrue d’avoir recours à des procédures adaptées et à la négociation en dessous des seuils communautaires et, en même temps, et de ce fait, accroissent sa responsabilité. Face à cette liberté et à cette responsabilité accrues, l’acheteur public doit s’organiser en conséquence pour effectuer les meilleurs achats possibles tout en limitant les risques juridiques afférents. OBJECTIFS Cette prestation poursuit trois objectifs au service des acheteurs publics : 1. Mieuxprévoir les besoins Une expression des besoins aussi précise que possible, exigée par le code des marchés publics (article 5), est à la base de toute politique des achats aussi bien dans une approche économique pour optimiser le processus d’achat que dans une approche juridique pour assurer la régularité de toutes les procédures de passation des marchés . En outre, avant le lancement de toute procédure, l’opportunité de ces besoins doit être validée par l’autorité responsable. 2. Maîtriserles procédures Qu’elles soient imposées de l’extérieur (code des marchés, directives européennes) ou fixées en interne, la description de ces diverses procédures dans des guides internes explicitant à chaque étape le rôle des différents services permet à chacun de se situer par rapport à ces procédures et permet, en particulier, à la direction générale d’exercer son contrôle au stade qu’elle juge le plus opportun. 3. Mieuxacheter En réorganisant ou créant, le cas échéant, un pôle de compétences de la commande publique regroupant, de préférence, le service « achats » et le service « marchés publics » ; le service «achats »repose sur des acheteurs, connaissant leurs marchés d’intervention, les fournisseurs présents sur ces marchés, ayant aussi la capacité d’être des négociateurs ; le service « marchés publics » est responsable du respect de la régularité des diverses procédures dans un souci de contrôle interne et externe. DEROULEMENT DE LA PRESTATION Notre prestation se décompose en trois phases : 1. Auditde l’existant Cet audit consiste en une analyse et un recensement exhaustifs des procédures existantes, formelles ou informelles, de commandes, d’achats et de marchés publics par les différents intervenants dans les directions, services et bureaux de la collectivité territoriale, de l’établissement public ou de l’administration . Il porte sur tous les types de commandes, d’achats et de marchés : fournitures courantes, services de transports, services informatiques, prestations intellectuelles, marchés de maîtrise d’œuvre, travaux, marchés industriels,... Il porte également sur le nombre et la qualité des fournisseurs. Il est fait méthodiquement et progressivement pour discerner notamment les achats et marchés «verticaux» (qui s’exercent dans un seul service au profit de ce seul service) des achats et marchés «horizontaux» (qui s’exercent au profit de plusieurs services ou pourraient s’exercer au profit de plusieurs services). Cette phase débouche sur une véritable «cartographie» des procédures de commandes, d’achats et de marchés dans l’ensemble des directions et services de la collectivité publique, quifait l’objet d’un premier rapport d’étape et d’une présentation à la direction générale. Dans toute cette phase, les équipes internes sont sollicitées par des entretiens semi directifs menées par les consultants. portable : 06 09 82 80 58fixe : 09 75 84 79 84 courriel : conseil.mj@wanadoo.fr 1/2

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2. Préconisations Elles portent sur les procédures de la commande publique et les diverses configurations possibles d’un pôle de compétences de la commande publique, d’un service marchés publics, d’un service achats. Des propositions de procédures, centralisées ou décentralisées de la commande publique selon les cas, sont faites selon les niveaux de commande, selon la nature des biens ou services concernés et selon la taille de la collectivité publique. Un réseau d’acheteurs pourra être organisé, acheteurs spécialisés par nature de produits, exerçant leurs activités au profit d’un seul service ou de l’ensemble des services, selon la nature des biens achetés. Des instruments de contrôle, de comparaison et d’évaluation sont aussi prévus. Les moyens en personnels et les attributions des divers intervenants sont définis. Ces préconisations font l’objet d’un deuxième rapport d’étape présenté à la direction générale. Dans tous ces travaux, les équipes en place sont sollicitées afin de valider avec elles les différentes préconisations et leur faisabilité. 3. Miseen œuvre Une fois que la direction générale a fait son choix sur les types de procédures et les types d’organisation souhaitables, les consultants prennent une part active à leur mise œuvre en rédigeant les procédures correspondantes de prévision des besoins, de passation et de suivi des marchés et en définissant les rôles de chacun des services ou bureaux. La rédaction de ces guides de procédures et de schémas d’organisation constitue le troisième « livrable » de cette prestation. Des actions de formation adaptées spécifiquement au cas traité peuvent également être proposées au titre de cette troisième phase, qu’il s’agisse d’informer l’ensemble des agents de la nouvelle organisation ou de former plus spécifiquement certains à leurs nouvelles tâches et responsabilités. ORGANISATION DE LA MISSION Une organisation sous forme de comité de pilotage, regroupant les directeurs concernés, pour les grandes orientations, et de comité de suivi, composé de responsables opérationnels, pour un travail plus quotidien, ainsi que la désignation d’un chef de projet au sein de la collectivité publique correspondant attitré du consultant pourra être établie pour le temps de la mission CONDITIONS DE REALISATION Chaque mission est définie au préalable et soigneusement quantifiée en termes d’objectifs et de coûts de réalisation ; une proposition sera faite auprès de chaque collectivité territoriale, établissement public ou administration en fonction de l’importance chez elle de la fonction achats, des procédures qu’elle souhaite mettre en place et du niveau d’assistance qu’elle attend du consultant extérieur. Janv.11

portable : 06 09 82 80 58fixe : 09 75 84 79 84 courriel : conseil.mj@wanadoo.fr

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