Thematische inventaris van de Belgische wettelijke en reglementaire teksten inzake interne audit
Description
HET AUDITCOMITE IN DE BANKSECTOR OFFICIEUZE THEMATISCHE INVENTARISATIE VAN BELGISCHE WETTELIJKE, REGLEMENTAIRE EN ANDERE TEKSTEN PER 1 JANUARI 2010 Bij de realisatie van deze inventaris is volledigheid nagestreefd, maar niettemin kan daaromtrent geen garantie worden geboden. Het verdient aanbeveling alle teksten integraal te consulteren. 2 Voorwoord Een auditcomité is binnen de Belgische kredietinstellingen geen onbekend fenomeen. Reeds in 1997 vestigde de CBF (nu CBFA) in de circulaire 97/4 omtrent Interne Audit en Interne Controle de aandacht op de rol en verantwoordelijkheden van het auditcomité. Het auditcomité heeft van bij het begin een zeer specifieke rol toebedeeld gekregen. Als sub-comité binnen de Raad van Bestuur heeft het de opdracht om zich te buigen over een aantal specifieke domeinen: financiële rapportering, compliance en risicobeheer in de brede zin. Onnodig te zeggen dat in de laatste jaren het belang van de hiervoor vernoemde topics alsmaar is toegenomen en bijgevolg ook de reglemetering. Zo verscheen eind 2008 in België de eerste specifieke wetgeving betreffende het auditcomité. Het voorliggend document bevat een inventarisatie van wettelijke en/of reglementaire teksten die van toepassing zijn op een auditcomité binnen een Belgische kredietinstelling zoals die eind 2009 bestonden. Om het document bruikbaarder te ...
Informations
| Publié par | Tanid |
| Nombre de lectures | 38 |
| Langue | Nederlandse |
Extrait
HET AUDITCOMITE IN DE BANKSECTOR OFFICIEUZE THEMATISCHE INVENTARISATIE VAN BELGISCHE WETTELIJKE, REGLEMENTAIRE EN ANDERE TEKSTEN PER 1 JANUARI 2010
Bij de realisatie van deze inventaris is volledigheid nagestreefd, maar niettemin kan daaromtrent geen garantie worden geboden. Het verdient aanbeveling alle teksten integraal te consulteren.
2
Voorwoord Een auditcomité is binnen de Belgische kredietinstellingen geen onbekend fenomeen. Reeds in 1997 vestigde de CBF (nu CBFA) in de circulaire 97/4 omtrent Interne Audit en Interne Controle de aandacht op de rol en verantwoordelijkheden van het auditcomité. Het auditcomité heeft van bij het begin een zeer specifieke rol toebedeeld gekregen. Als sub-comité binnen de Raad van Bestuur heeft het de opdracht om zich te buigen over een aantal specifieke domeinen: financiële rapportering, compliance en risicobeheer in de brede zin. Onnodig te zeggen dat in de laatste jaren het belang van de hiervoor vernoemde topics alsmaar is toegenomen en bijgevolg ook de reglemetering. Zo verscheen eind 2008 in België de eerste specifieke wetgeving betreffende het auditcomité. Het voorliggend document bevat een inventarisatie van wettelijke en/of reglementaire teksten die van toepassing zijn op een auditcomité binnen een Belgische kredietinstelling zoals die eind 2009 bestonden. Om het document bruikbaarder te maken, zijn de teksten thematisch gestructureerd. Deze inventarisatie is voorbereid door een ad hoc werkgroep die in de schoot van het BVB-Comité Audit binnen Febelfin1werd opgericht. Rudi Hex, juli 2010.
1 Leden van de werkgroep: Rudi Hex (KBC), Voorzitter, Eric Bidaine (Dexia), Albane Brouillard (ING), Valérie Dubois (Bank of New York Mellon), Wendy Vanaeken (BNP Paribas Fortis) en Rodolphe de Pierpont (Febelfin).
3
Inhoud van de inventarisatie Inhoudelijk betreft het geen klassieke inventarisatie waarbij alle relevante teksten in extenso worden weergegeven. Er is integendeel gekozen voor een “gemengde en meer werkbare voorstellingswijze. Vertrekpunten van deze voorstellingswijze zijn: • geen enkele tekst wordt in extenso weergegeven. Om toegang te krijgen tot de volledige tekst volstaat het de URL-link te volgen die voor elke tekst wordt meegegeven. Die voorstellingswijze laat toe om in voorkomend geval bijkomende informatie te vinden ofwel, ingeval van latere wijzigingen, een geactualiseerde tekst. • De Belgische wetteksten en CBFA-circulaires worden bij uittreksel weergegeven met vermelding van de afgekorte titel. • Om de teksten vlot toegankelijk te maken heeft de werkgroep geopteerd voor een weergave via een aantal vaste thema’s. Deze thema’s werden door de werkgroep zelf bepaald op basis van hun relevantie voor het behandelde onderwerp. Ze bestrijken de voornaamste deelaspecten van de auditcomité. Soms was het mogelijk een tekst onder een bepaald thema dan wel onder een ander te plaatsen. De werkgroep heeft getracht daarin coherent en consistent te handelen. In een aantal gevallen zijn interne verwijzingen gebeurd. In elk geval verdient het aanbeveling alle teksten integraal te consulteren.
4
Lijst van referenties en links Naam van de document Referentie 1. Wet van 22 maart 1993 op het statuut van en het toezicht op de Wet op de kredietinstellingen kredietinstellingen NL/FR2. D1 97/4Circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 aan de kredietinstellingen Circulaire En bijlage aan circulaire D1 97/4 van 30 juni 1997 over interne controle en (Interne controle interne audit en interne audit) NL-FR3. Circulaire D1 99/2 aan de kredietinstellingen en de erkende revisoren (16 april Circulaire D1 99/2 1999) (Revisoren) NL-FR4. Wetboek van vennootschappen (Wet van 7 mei 1999) Wetboek NL FRpahc nepnneVstoo -5. Circulaire D1 2001/13 aan de kredietinstellingen ‘compliance’ (18 december Circulaire D1 2001) 2001/13 NL-FR (Compliance) Bijlage aan de circulaire D1 2001/13 van 18 december 2001 over ‘compliance’ NL-FR6. Circulaire CirculairePPB-2007-1-CPB van 8 februari 2007 aan de kredietinstellingen (
) PPB-over het reglement op het eigen vermogen van de kredietinstellingen en de 2007-1 (Eigen beleggingsondernemingen. vermogen) NL-FR7. PPB- CirculaireCirculaire PPB-2007-6-CPB-CPA over de prudentiële verwachtingen van de CBFA inzake het deugdelijk bestuur van financiële instellingen (30 maart 2007) 2007-6 NL-FRijk gdelD(ue bestuur) _ _ 9 mei 2008 De v ggeving effectieve leiding Circulaire 8. Circulaire CBFA 2008 12 dd. ersla inzake de beoordeling van het interne controlesysteem en de verklaring van de CBFA_2008_12 effectieve leiding inzake de periodieke prudentiële rapportering (Effectieve NL-FRleiding) 9. Wet van 17 december 2008 inzonderheid tot oprichting van een auditcomité in Wet Auditcomité de genoteerde vennootschappen en de financiële ondernemingen NL -FR10. van de Medewerkingsopdracht CirculaireCirculaire CBFA_2009_19 dd. 8 mei 2009 erkende commissarissen CBFA 2009 19 _ _ NL-FRdewe(meinrk-gs opdracht commissarissen) 11. MededelingMededeling CBFA_2009_22 dd. 25 mei 2009 Afwijkingsbeleid inzake _ _ auditcomités CBFA 2009 22 NL-FR (Afwijkingsbeleid) Annexe - Politique de la CBFA concernant la constitution et la composition de comités d’audit au sein d’une structure de groupe NL FR-12. CorporateCorporate Governance Code (‘Daems’ 12 maart 2009) EN-NL-FRGovernance Code 5
Inhoudstafel Thema’s Toepassingsgebied Samenstelling Auditcomité Kwalificaties/Kennis (leden, AC als geheel) Taken / Verantwoordelijkheden Organisatie en Werking(aantal meetings, frequentie, assessment,
) Rapportering (intern/extern) Bezoldiging
Blz. 7121619313336
6
Toepassingsgebied
Wet op de kredietinstellingen, art. 20 « Iedere kredietinstelling richt een auditcomité op binnen haar wettelijk bestuursorgaan. (
) Een kredietinstelling die voldoet aan ten minste twee van de volgende drie criteria : a) gemiddeld aantal werknemers gedurende het betrokken boekjaar van minder dan 250 personen, b) balanstotaal van minder dan of gelijk aan 43.000.000 euro, c) jaarlijkse netto-omzet van minder dan of gelijk aan 50.000.000 euro, is niet verplicht om een auditcomité op te richten binnen haar wettelijk bestuursorgaan maar in dat geval moeten de aan het auditcomité toegewezen taken worden uitgevoerd door het wettelijk bestuursorgaan als geheel, mits de voorzitter van dit orgaan, indien hij een uitvoerend lid is, het voorzitterschap van het wettelijk bestuursorgaan niet waarneemt als dit optreedt in de hoedanigheid van auditcomité. Onder meer de volgende personen worden beschouwd als uitvoerend lid van het wettelijk bestuursorgaan : elke bestuurder die lid is van het directiecomité als bedoeld in artikel 26, elke bestuurder aan wie het dagelijks bestuur is opgedragen in de zin van artikel 525 van het Wetboek van Vennootschappen en elk lid van een college van zaakvoerders van een BVBA. Voor zover een auditcomité is opgericht dat voor de gehele groep bevoegd is en voldoet aan de vereisten van deze wet, kan de CBFA aan een kredietinstelling die een dochter of een kleindochter is van een gemengde financiële holding, van een verzekeringsholding, van een financiële holding, van een andere kredietinstelling, van een verzekeringsonderneming, van een herverzekeringsonderneming, van een beleggingsonderneming of van een beheervennootschap van instellingen voor collectieve belegging, afwijkingen toestaan van de voormelde bepalingen en specifieke voorwaarden vastleggen voor het verlenen van deze afwijkingen. De CBFA maakt haar afwijkingsbeleid openbaar. (
) De voorgaande bepalingen doen geen afbreuk aan de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen over het auditcomité van de genoteerde vennootschappen in de zin van artikel 4 van dit Wetboek (Genoteerde vennootschappen zijn vennootschappen waarvan de effecten zijn toegelaten tot de verhandeling op een gereglementeerde markt in de zin van artikel 2, 3°, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten). » Wetboek Vennootschappen, art. 526bis « § 1. De genoteerde vennootschappen in de zin van artikel 4 richten een auditcomité op binnen hun raad van bestuur. (
) § 3. Vennootschappen die op geconsolideerde basis aan ten minste twee van de volgende drie criteria voldoen: a) gemiddeld aantal werknemers gedurende het betrokken boekjaar van minder dan 250 personen,
7
b) balanstotaal van minder dan of gelijk aan 43.000.000 euro, c) jaarlijkse netto-omzet van minder dan of gelijk aan 50.000.000 euro, zijn niet verplicht om een auditcomité op te richten binnen hun raad van bestuur, maar in dat geval moeten de aan het auditcomité toegewezen taken worden uitgevoerd door de raad van bestuur als geheel, op voorwaarde dat die vennootschappen over ten minste één onafhankelijk bestuurder beschikken en dat, ingeval de voorzitter van de raad van bestuur een uitvoerend lid is, hij het voorzitterschap van dit orgaan niet waarneemt als dit optreedt in de hoedanigheid van auditcomité. Onder meer de volgende personen worden beschouwd als uitvoerend lid van de raad van bestuur : elke bestuurder die lid is van het directiecomité als bedoeld in de artikelen 524bis en 524ter en elke bestuurder aan wie het dagelijks bestuur in de zin van artikel 525 is opgedragen. (
) § 7. De volgende vennootschappen zijn vrijgesteld van de verplichting tot instelling van een auditcomité als bedoeld in de §§ 1 tot 5 : a) elke vennootschap die een openbare instelling voor collectieve belegging met een veranderlijk aantal rechten van deelneming is als omschreven in artikel 10 van de wet van 20 juli 2004 betreffende bepaalde vormen van collectief beheer van beleggingsportefeuilles; b) elke vennootschap waarvan de enige zakelijke activiteit bestaat in het uitgeven van door activa gedekte waardepapieren, zoals gedefinieerd in artikel 2, lid 5, van Verordening (EG) nr. 809/2004 van de Europese Commissie; in dat geval zet de vennootschap aan het publiek uiteen waarom zij het niet dienstig acht hetzij een auditcomité in te stellen, hetzij de raad van bestuur te belasten met de uitvoering van de taken van een auditcomité. » Wetboek Vennootschappen, art. 899bis - Europese Vennootschap (SE) « Art. 899bis. De wettelijke bepalingen over het auditcomité van de genoteerde naamloze vennootschappen zijn van toepassing op de genoteerde SE's bedoeld in deze afdeling. » Wetboek Vennootschappen, art. 913bis (SE) « De genoteerde SE's bedoeld in deze afdeling richten een auditcomité op binnen hun raad van toezicht. (
) De wettelijke bepalingen over het auditcomité van de genoteerde naamloze vennootschappen in de zin van artikel 4 zijn voor het overige mutatis mutandis van toepassing, met uitzondering van artikel 526bis, § 1, § 2, § 3, tweede lid, en § 4, laatste lid, indien zij door deze raad uitgenodigd worden. »
8
Mededeling CBFA_2009_22 (Afwijkingsbeleid) « Toepassingsveld : De kredietinstellingen, de beleggingsondernemingen, de verzekeringsondernemingen, de beheervennootschappen van instellingen voor collectieve belegging naar Belgisch recht evenals de in België gevestigde bijkantoren van dergelijke instellingen die ressorteren onder staten die geen lid zijn van de Europees Economische Ruimte. (
) Hierbij wordt voorzien in een principiële verplichting tot oprichting van een auditcomité in de schoot van het wettelijk bestuursorgaan voor de financiële instellingen. De verplichting geldt niet voor de instellingen die een aantal kwantitatieve grenzen niet overschrijden. (
) Voor zover een auditcomité is opgericht dat voor de gehele groep bevoegd is en voldoet aan de Belgische wettelijke vereisten of aan andere Europese vereisten met een equivalent karakter kan de CBFA, aan een financiële instelling die een dochter of een kleindochter is van een gemengde financiële holding, van een verzekeringsholding, van een financiële holding of van een andere financiële instelling, afwijkingen toestaan van de voormelde bepalingen en specifieke voorwaarden vastleggen voor het verlenen van deze afwijkingen. Hieronder wordt het beleid weergegeven dat de CBFA zich voorneemt toe te passen bij het toekennen van afwijkingen op de oprichting en de samenstelling van een auditcomité bij de instellingen, dochterondernemingen, die de in de wet voorziene kwantitatieve grenzen overschrijden. De vennootschappen die deze drempels niet overschrijden genieten automatisch van een vrijsstelling en dienen een aanvraag daartoe in te dienen. De afwijking kan enkel worden verleend indien er op groepsniveau een auditcomité werd opgericht dat beantwoordt aan de wettelijke voorwaarden en dat bevoegd is voor de gehele groep. Er kan geen afwijking worden toegekend aan de vennootschappen uit de groep die beursgenoteerd zijn. (
) 1. Afwijking op de samenstelling van een auditcomité De CBFA is de mening toegedaan dat door de hoger vermelde kwantitatieve grenzen de wet reeds een belangrijke beperking heeft ingebouwd inzake de verplichting tot het oprichten van een auditcomité op niveau van de gereglementeerde ondernemingen. Als principe geldt dan ook dat iedere financiële instelling die de kwantitatieve grenzen overschrijdt over een auditcomité dient te beschikken, zelfs als er binnen de groep reeds een auditcomité werd opgericht dat bevoegd is voor de groep. Het auditcomité is immers ook voor de instelling die deel uitmaakt van een groep een belangrijk instrument van haar governancebeleid (Zie de Circulaire PPB-2007-6-CPB-CPA van 30 maart 2007 over de prudentiële verwachtingen van de CBFA inzake het deugdelijk bestuur van financiële instellingen.). In groepsstructuren kan bij de samenstelling van een auditcomité wel rekening worden gehouden met een aantal efficiëntieoverwegingen en met de noodzaak om de monitoringwerkzaamheden van de diverse comités binnen de groep op een coherente wijze te laten plaatsvinden. (
)
9
2. Afwijking op de oprichting zelf van een auditcomité In een aantal beperkte gevallen kan een afwijking op het oprichten van een auditcomité zelf zich rechtvaardigen. De instelling zal daartoe moeten kunnen aantonen dat door de bestaande of voorgenomen beleids-, organisatie- en risicostructuur van de instelling en van de groep, een afzonderlijk auditcomité op niveau van de instelling geen betekenisvolle toegevoerde waarde biedt op het vlak van het deugdelijk bestuur. Bij de beoordeling hiervan zal de CBFA zich onder meer laten leiden door de volgende criteria. ‐ het risicoprofiel van de vennootschap; de CBFA beoordeelt dit risicoprofiel op grond van de activiteiten van de instelling, haar financiële structuur, haar governance- en organisatiestructuur met inbegrip van het interne controlesysteem. Voor instellingen met een hoog risicoprofiel is een afzonderlijk auditcomité aangewezen. ‐ het soort van activiteiten van de betrokken vennootschap in vergelijking met de overige activiteiten van de groep; indien de activiteiten en de risico's van de dochter afwijken van de activiteiten en risico's van de moeder lijkt een vrijstelling niet aangewezen. ‐ het belang van de vennootschap ten opzichte van de groep; voor financiële instellingen die een belangrijk onderdeel vormen in het geheel van de groep zal een afzonderlijk auditcomité meer aangewezen zijn. ‐ de aangepastheid van de organisatie van het groepsauditcomité om zich te ontfermen over de dochter. Bij belangrijke financiële dienstengroepen waarbij de dochteronderneming in België slechts een relatief beperkt onderdeel vormt van het geheel van activiteiten lijkt een afzonderlijk auditcomité aangewezen. ‐ dan niet aanwezigheid van minderheidsaandeelhouders die globaal genomen eende al betekenisvolle participatie in het kapitaal vertegenwoordigen. Bij financiële instellingen met significante minderheidsaandeelhouders lijkt een auditcomité steeds aangewezen te zijn. Hetzelfde geldt voor de joint-ventures. Bij de beoordeling over het toekennen van de afwijking op de oprichting zelf zal de CBFA verder nagaan of: ‐ er een onafhankelijke bestuurder zitting heeft in de raad van bestuur van de betrokken vennootschap; dit kan dezelfde onafhankelijke bestuurder zijn als deze die zitting heeft in het auditcomité van de groep voor zover er geen significante zakelijke relaties bestaan tussen de betrokken groepsentiteiten; ‐ de raad van bestuur van de vrijgestelde vennootschap de taken van het auditcomité zal waarnemen; ‐ de voorzitter van het wettelijk bestuursorgaan niet tegelijkertijd een uitvoerend bestuurder is; ‐ een structurele band zal onderhouden met het auditcomité van dede raad van bestuur groep. Dit betekent dat zij door dit auditcomité op de hoogte wordt gehouden van de aanbevelingen en de analyses die betrekking hebben op de betrokken financiële instelling en dat zij zelf dit auditcomité inlicht van alle relevante verslagen en analyses, met inbegrip van de informatie die zij bekomen heeft van de erkende commissaris. (
)
10
3. Procedure De afwijking is geen automatisme. Om van de afwijking op de samenstelling van het auditcomité of de oprichting zelf ervan te kunnen genieten dienen de financiële instellingen een gemotiveerd en gedocumenteerd verzoek bij de CBFA in te dienen. Dit kan ondermeer gebeuren naar aanleiding van de aanpassing van het governancememorandum van de instelling. In deze aanvraag zal de instelling onder meer moeten aantonen dat er op niveau van de groep een auditcomité werd opgericht dat beantwoordt aan de voorwaarden van de wet en dat bevoegd is voor de gehele groep. »
11
© 2010-2024 YouScribe