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Enjeux dans la Gestion Electronique des Factures (Numérisation, Workflow, GED)

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Livre blanc rédigé dans le cadre du lancement de la solution b-Wize Invoice par SWT en 2003-2004

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Publié le 22 novembre 2012
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     Livre Blanc        Les Enjeux de la Gestion Electronique des Factures Version Février 2004            SWT S.A. 57 Rue Lhomond 75005 Paris Tél: 01.53.55.29.30 - Fax: 01.53.55.29.37, Site : www.swt-concept.com  
SOMMAIRE Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures   A. ESTIMATIONS CHIFFREES DU MARCHE....................................................................................................4 A.1 LA CIRCULATION ET LE COUT DES FACTURES........................................................................................4 A.2 DELAI DE TRAITEMENT......................................................................................................................4 A.3 CORPS DE FACTURE........................................................................................................................4 A.4 DEMATERIALISER............................................................................................................................5 A.5 SIGNATURE ELECTRONIQUE, FACTURE DEMATERIALISEE ET LAD.............................................................5 A.6 DEPARTEMENT COMPTABLE..............................................................................................................5 B. LES ENJEUX DU TRAITEMENT DES FACTURES........................................................................................6 B.1 UNE MEILLEURE INFORMATION...........................................................................................................6 B.2 UNE DIMINUTION DU COUT DE TRAITEMENT...........................................................................................6 B.3 IDENTIFIER LES ERREURS ET RESOUDRE LES ANOMALIES LE PLUS RAPIDEMENT POSSIBLE.............................6 B.4 CONCENTRER SES EFFORTS SUR LA GESTION DES RELATIONS FOURNISSEURS............................................7 B.5 AMELIORER LA VISIBILITE FINANCIERE GRACE A UNE INFORMATION FIABLE EN TEMPS REEL............................7 B.6 UNE INTEGRATION FIABLE A L’ERP..................................................................................................... 7C. OPTIMISATION DE LA GESTION DES FACTURES : WORKFLOW, GED ET ERP.........................................9 C.1 GED ET WORKFLOW.......................................................................................................................9 C.2 LES PRINCIPAUX ERP.....................................................................................................................10 C.2.1 Taille du marché de l'ERP en France........................................................................................10 C.2.2 Parts de marché des éditeurs d'ERP en France.........................................................................10 D. LES RALENTISSEMENTS A L’OPTIMISATION DU TRAITEMENT DES FACTURES.....................................12 D.1 BUDGET.......................................................................................................................................12 D.2 MANQUE DE CONFIANCE DANS LES COMPETENCES TECHNIQUES DES FOURNISSEURS DE SOLUTIONS IT..........12 D.3 FAIBLE TELETRANSMISSION..............................................................................................................12 D.3.1 Nouveau cadre légal, télétransmission et contrôle fiscal..............................................................13 D.3.2 Les trois types de dématérialisation : Numérisation papier (LAD), signature électronique et facture dématérialisée (XML, EDI)......................................................................................................................13 D.3.2.1 La facturation électronique................................................................................................................................14 D.3.2.2 La numérisation de factures papier...................................................................................................................16 D.4 DES FOURNISSEURS PLUS NOMBREUX................................................................................................17 D.5 INTEGRATION A UN ERP..................................................................................................................17 D.6 IMPOSSIBILITE DE DIMINUER UN DEPARTEMENT COMPTABLE EN DEÇA DE L’EFFECTIF DEJA EN PLACE..............18 E. LES BENEFICES LIEES A LA DEMATERIALISATION.................................................................................19 Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 2 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  E.1 LES BENEFICES RETIRES..................................................................................................................19 E.1.1 La gestion des anomalies.........................................................................................................19 E.1.2 La diminution des coûts de traitement.......................................................................................19 E.2 LES CLES DU SUCCES......................................................................................................................20 E.3 AVANTAGE DES CERTIFICATIONS ERP..............................................................................................20 F. LES REPONSES APPORTEES PAR LES LOGICIELS D’AUTOMATISATION................................................21 F.1 LES PRINCIPES DIRECTEURS.................................................................................................................21 F.2 LE WORKFLOW DE VALIDATION...............................................................................................................23 F.2.1 Vérification de la facture par rapprochement avec le bon de commande......................................23 F.2.2 Validation Simple / Expert........................................................................................................24 G. LES ATOUTS DISTINCTIFS D’UNE OFFRE DE CAPTURE ET D’EXTRACTION AUTOMATIQUE..................2 5G.1 RECONNAISSANCE, TRI ET CLASSIFICATION AUTOMATIQUES...................................................................25 G.2 TRAITEMENT INTEGRAL DES LIGNES DU CORPS DE FACTURE...................................................................27 G.3 LE TRAITEMENT DES FOLIOS MULTI-PAGES..........................................................................................28 G.4 LES INNOVATIONS LES PLUS RECENTES..............................................................................................29 G.5 CIRCULATION ET ARCHIVAGE DES IMAGES...........................................................................................30 H. EXEMPLE DE REUSSITE : MONDIAL ASSISTANCE...................................................................................31 H.1 ENJEUX........................................................................................................................................31 H.2 SOLUTION.....................................................................................................................................31 H.3 BENEFICES...................................................................................................................................32 I. EXEMPLE DE REUSSITE : ELIOR................................................................................................................33 I.1 ENJEUX.............................................................................................................................................33 I.2 SOLUTION..........................................................................................................................................34 I.3 BENEFICES........................................................................................................................................34 SOURCES......................................................................................................................................................35 Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 3 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  A. Estimations chiffrées du marché A.1 La circulation et le coût des factures 1,7 milliards de factures sont échangées chaque année en France. 13 à 18 milliards de factures sont échangées chaque année en Europe. Le coût total de traitement d’une facture (tri, enregistrement, saisie, archivage) peut atteindre 16€ pour l’acheteur hors litige.  Les factures sous format papier continuent de représenter en volumétrie et en coût la charge d’activité la plus importante des départements comptables. A.2 Délai de traitement 25% des factures subissent un retard de paiement. Le temps moyen de traitement et règlement d’une facture est de 12 jours. 44% des entreprises ont la possibilité de traiter leurs factures sous une semaine, 18% les traitent en 10 jours, 10% en deux semaines, et 22% en plus de trois.  L’objectif de traitement d’une facture doit se limiter dans le temps et doit en tout état de cause être ramené en dessous de la barre de la semaine. A.3 Corps de facture 16% à 19% des factures contiennent une anomalie qui retarde le processus et augmente les coûts de traitement. 20% des factures sont contestées. Le litige pouvant augmenter jusqu’à 10 fois le coût de traitement de la facture. 58% des entreprises avouent ne pas avoir défini de processus particulier pour le traitement des anomalies (identification et résolution). Les factures posant problème suivent le même traitement que l’ensemble des factures en ralentissant d’autant le délai de traitement général. Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 4 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures   Puisque les factures suivent le même cheminement avec ou sans anomalies, il faut garantir à leur traitement une gestion fiable et rapide qui ne remette pas la chaîne en cause. A.4 Dématérialiser 30% des entreprises envisageraient la dématérialisation des flux comme l’action prioritaire à mettre en place afin de refondre ou améliorer les processus. La dématérialisation représenterait une économie de 2% du montant des commandes pour l’acheteur. La dématérialisation peut recouvrir au final jusqu’à 80% des factures. La suppression du papier conjuguée au traitement électronique de la facture peuvent apporter une réduction des coûts de plus de 50%. A.5 Signature électronique, Facture dématérialisée et LAD 4% des factures sont traitées via EDI. 96% des factures traitées sont reçues sous format papier. 39% des factures devraient passer à l’EDI courant 2004. 22% des entreprises sont capables de fournir des données récapitulatives directement à leur ERP et système d’information. Le coût de traitement d’une facture est ramené à 8,8€ dans un processus LAD et à 6,3€ dans un processus dématérialisé.  L’EDI concerne à ce jour une minorité d’entreprise. Les obstacles au développement de la transmission électronique restent nombreux (CF § D.3) A.6 Département comptable La taille moyenne d’un département comptable est de 10,5 personnes. Il n’y a pas de corrélation entre la taille du département et le taux de productivité.  L’optimisation de la gestion des facture sest donc indépendante de l’effectif. Néanmoins certaines tâches peuvent être facilement optimisées pour dégager du temps sur les nouvelles prérogatives des départements comptables : gestion de la relation fournisseurs, renseignements de la santé financière en temps réel, etc. (CF § B.4, §B.5, §D.6) Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 5 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  B. Les enjeux du traitement des factures B.1 Une meilleure information L’information reçue est nécessaire à une mielleure efficacité des transactions financières et est à la base du développement stratégique telle que la gestion des fournisseurs/fournitures. Il est impératif pour une amélioration des relations fournisseurs d’avoir une comptabilité précise et mise à jour en temps réel : factures traitées à temps, précision des factures, conformité aux attentes des outils comptables internes. B.2 Une diminution du coût de traitement C’est la deuxième priorité pour les entreprises. Elle est en forte croissance du fait d’une conjoncture économique tendue. En outre, les factures de faible valeur coûtent plus cher que les factures de forte valeur : un opérateur de saisie traitera de la même manière les deux factures en termes de délai et d’efficacité. Si le traitement d’une facture de forte valeur avoisine les 0,14% de la valeur de la facture; le traitement d’une facture de faible valeur passe à presque 10% de la valeur de la facture. Un des facteurs essentiels reste donc l’automatisation du processus qui permet de s’affranchir de ce delta financier dépendant de la valeur de la facture. Le coût de traitement à la baisse sera similaire quelle que soit la valeur de la facture. Également , une facture de très faible valeur qui n’est pas traitée automatiquement subit un blocage de vérification et un allongement du temps de traitement d’une heure : après cumul de la valeur de l’article, du coût de traitement et des charges diverses, l’article coûtera plus cher à l’entreprise que sa valeur absolue. B.3 Identifier les erreurs et résoudre les anomalies le plus rapidement possible L’incidence des anomalies et leur fréquence augmentent en fonction du nombre de fournisseurs ldae f la’cteunrter e: pbriosne .d eP acro amnmoamnadliee  noonn  evnatleidnéd,  troéuftéer iernréceg ucloarmitém aqnuid ee mPpOê cahbes eonut er,e ftoarurdnei sles etruari tiencmoennnt ud, e etc. Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 6 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  B.4 Concentrer ses efforts sur la gestion des relations fournisseurs Le but premier est d’assurer une amélioration et un développement stratégique de la chaîne de fournisseurs. Les relations fournisseurs ont un poids majeur dans le calcul du ratio coûts/profit. Plus que les remises accordées, une entreprise s’attachera à développer des liens particuliers avec un fournisseur afin de bénéficier d’une qualité de services et de produits irréprochable et constante. Une fois ces relations bâties, il incombe également au département comptable de maintenir ces relations : un retard de paiement ou l’impossibilité de renseginer sur l’évolution du paiement mettrait en danger une relation capitale. L’association de factures propres directement imputables à l’outil comptable et d’une gestion d’anomalies de l’ordre de quelques secondes aurait un impact énorme sur les délais de paiement et le respect des échéances : il en résulterait un argument majeur dans le cadre de nouveaux ‘’rounds’’ de négociations sur les périodes de règlements aux fournisseurs. Et en tout état de cause, si une période de règlement devait être revue à la baisse, l’entreprise serait ainsi en mesure de faire face à ce nouveau challenge. En outre, l’impact d’un paiement volontaire en avance pourrait même être décisif sur la révision des termes de négociations originaux. Un paiement dans les délais se traduit en moyenne par une réduction de 2 à 3% dans les remises accordées par les fournisseurs. B.5 Améliorer la visibilité financière grâce à une information fiable en temps réel Cet élément est d’autant plus important que l aconjoncture économique est difficile. Là où de fortes sommes entrent en jeu, la possibilité de produire des données reflétant les dépenses de l’entreprise à 24 heures près permet une gestion plus précise des ressources financières et améliore d’autant les rapports financiers. C’est pourquoi la définition des budgets internes ne pourra pas être discutée et les prévisions financières ne pourront être ajustées sans un reflet objectif des finances ; ces dernières dépendant du traitement intégral des factures fournisseurs (de leur réception jusqu’à la fin de traitement). B.6 Une intégration fiable à l’ERP L’optimisation des capacités des systèmes ERP ou de gestion dépend de la précision, de la fiabilité et de la mise à jour rapide des informations entrantes : un traitement erroné d’une facture papier où manquent certaines informations ne permet pas une mise à disposition de données fiables dans l’ERP. En outre, une bonne information suppose des données propres. Un besoin évident devient donc la chasse à l’erreur qui s’associe à la volonté de réduirle’ intervention manuelle dans un souci d’efficacité et de diminution des coûts de traitement. Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 7 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  En effet, le besoin de vérification et validation est coûteux et anti-productif. En raison de ce ralentissement d’alimentation, seulement 63% des entreprises considèrent avoir accru leur niveau de productivité suite à la mise en œuvre des progiciels PGI. La part consacrée à la saisie représenterait encore 33% du temps de travail. L’objectif d’ici à 2005 serait limiter cette proportion à 20% Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 8 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  CW. oOrkpftliomwi,s aGtiEoDn  edt eE lRaP   gestion des factures : La fonction comptable évoluant, elle s’ouvre dorénavant sur les échanges avec le système d’information de l’entreprise et de ses partenaires en intégrant la gestion des flux d’information. Un premier exemple est le traitement automatisé des Bons à Payer pour les factures d’achat. Néanmoins, le suivi des factures fournisseurs continue de représenter à ce jour la majeure partie du temps de travail des services comptable : classement, photocopies et répartition, envois et relances aux responsables pour accord, recherche lors de contestation ou d'audit, renseignements donnés aux responsables de services, aux fournisseurs. En outre, la vitesse et l’efficacité de ces processus varient en fonction du nombre de sites de l’entreprise et dépendent des fluctuations volumétriques. La combinaison d’une gestion automatisée de Workflow à un outil de GED performant ainsi que l’alimentation d’un ERP permettent d’améliorer ces processus. C.1 GED et Workflow C’est le workflow qui va définir de manière informatique le cycle d'approbation. Dans le workflow seront gérés les permissions et l’ordre d’affectation des signatures et autorisations. Un premier opérateur peut donner directement son visa, son imputation analytique, ses remarques. Son accord entraîne la transmission du dossier à l’approbateur autorisé suivant. Son refus entraîne l’arrêt du cycle et le retour de l’information à l’initiateur du cycle. Le comptable peut consulter l’état d’avancement des visas, et éventuellement relancer l’approbateur qui bloque le processus. Lorsque le dernier approbateur a donné son accord, il devient possible de mettre à jour automatiquement le code litige pour les bons à payer. La GED est la Gestion Electronique de Documents. Le système de GED permet en aval du traitement (saisie ou automatique) et de l’approbation de rappeler et consulter tant les images des factures que le détail comptable de ces factures. Les factures deviennent alors accessibles à l’ensemble des services qui pourront les rappeler selon de multiples critères de recherche sans avoir à manipuler les documents physiques. Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 9 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures  C.2 Les principaux ERP C.2.1 Taille du marché de l'ERP en France Le marché des ERP (Entreprise Resource Planning, ou PGI, Progiciel de Gestion Intégré, en français) représente environ 2,5 milliards € en France en 2002. Les prévisions sont à la hausse et atteignent 15% par an, pour atteindre la valeur de 3,4 milliards d'euros en 2004 (Source PAC). Le chiffre d'affaires 2002 (ventes de licences & maintenance) des progiciels de gestion d'entreprise s’élève à 838 mlliions d'euros. Ces projets coûteux concernent de plus en plus le mid-market. En effet, les 135 grands comptes français (effectif supérieur à 2,000 personnes) seraient déjà tous équipés d’ERP. Les éditeurs d’ERP se tournent désormais vers les moyennes entreprises, notamment les plus grands tels que Peoplesoft et SAP avec des solutions dimensionnées aux besoins de ces entreprises. Répartition des ERP par type de fonctions Gestion Comptable et Financière :  49% Gestion Commerciale :   30% Gestion des Ressources Humaines :  21% C.2.2 Parts de marché des éditeurs d'ERP en France   SAP est le premier fournisseur mondial de solutions logicielles e-business. Sa plate-forme mySAP.com a pour objectif une meilleure communication clients et partenaires. Egalement, elle a pour but une rationalisation des processus internes à l’entreprise. Date de création : 1972. Chiffre d’affaires 2001 : 366M€. Effectif : 639 personnes. PEOPLESOFT FRANCE propose une solution de gestion de relation client dont l’objectif est de fournir une expérience utilisateur améliorée et des informations stratégiques en temps réel. L’objectif étant une prise de décision rapide et pertinente ainsi que l'optimisation de la relation client. Date de Création: 1994. Effectif : 300 personnes. ORACLE France qui vient d’être rétrogradé à la è3me place derrière PEOPLESOFT maintient le cap d’une solution prête à l’emploi plutôt que d’applications maison. L’objectif similaire à ses confrères est d’accéder à des informations plu spertinentes plus rapidement et à moindre coût. La solution Oracle focalise sur l’automatisation des processus opérationnels à l’échelle de l’entreprise ainsi que l’application d’une gestion factuelle. Date de Création : 1986. Chiffre d’Affaires Oracle France (ERP/BDD) : 365.8M€ en 2001. Effectif : 1200. SAGE se positionne comme le partenaire des entreprises pour leur informatique de gestion. Il propose trois solutions paramétrables conçues pour les PME tous secteurs d’activités confondus dont l’objectif reste la gestion quotidienne des tâches de saisie comptable, de facturation et de paie. Date de Création: 1981. Chiffre d’affaires (09/02) : 135M€. Effectif: 1200.   Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 10 sur 35  
Livre Blanc Les enjeux de la gestion électronique des factures   29,7% 10,7% 10,6%  %4,8 %5,7 %9,61,4 % %0,3 %7,2 %9,1Parts de marché des éditeurs d'ERP en France (2001)  PAS PEOPLESOFT  ORACLE  SAGE (LOGICIELS DE COMPTABILITÉ) CEGID  INTENTIA JD EDWARDS (SOUS CONTROLE PEOPLESOFT DEPUIS JUIN 2003) ADONIX VIVEO GENERIX  LL’’éadninteéuer  2A0m0é3r ica aiént é PemoaprlqeuSéoef t,p aqru i uan er ascuhiteet éd le’ ijnotuétgersa ljituéd icdieaisr easc tieonntrse  JPDe oEpdlewSarodfts  eet ncOorraec lee. n cciorncculuartrioenn t eOnr aAcoleû t q2u0i 0s3’, ecffoonrticneu de ed lee  vraercsheert edr.e sP reptiuèrcbeasti oanus  ddoesss ireerl ajutidoincisa iarve edc éspeoss éc liceonnttsr, ea svoenc  laeust auntti lidsea tepiuèrsc eds evse rpsréoedsu itasu  JdDo sEsidewr aernd s,a ttceantmep adgen reè gdlee mdeénsti ncfoornmceartinoann t sucre ss oanc cauvseantiior,n ss odnet  pratiques commerciales déloyales. Oracle confirme toujours son intention d’acquérir PeopleSoft.   Réf. : MAR-FR-LBI-846-01-DOC SWT © 2004  Page 11 sur 35  
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