Manuel pour les villes candidates à l'organisation des Jeux
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MANUEL POUR LES VILLES CANDIDATES A L'ORGANISATION DES JEUX DE LA XXIXe OLYMPIADE 2008
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COMITÉ INTERNATIONAL OLYMPIQUE
MANUEL POUR LES VILLES CANDIDATES A L’ORGANISATION DES
JEUX DE LA XXIXe OLYMPIADE 2008
TABLE DES MATIERES
PARTIE I : GUIDE : ..................................................................1 Introduction
Etapes de la candidature............................................................ 2 1. Résumé des principaux événements ............................................ 2 2. Echéances .................................................................................... 3 3. Enregistrement officiel de la candidature ...................................... 3 4. Campagne de promotion............................................................... 3 5. Dossier de candidature : réalisation et présentation ..................... 4 6. Visite de la commission d’évaluation du CIO ................................ 5 7. Désignation des villes à présenter à la Session du CIO pour l’élection................................................................................ 6 8. Election de la ville hôte ................................................................. 6 9. Préparation de la constitution éventuelle du Comité d’organisation des Jeux Olympiques ............................................ 6 Documents de référence : A. Procédure de candidature............................................................. 9 Chapitre 1 Règles générales...................................................... 9 Chapitre 2 Règles...................................................................... 13 B. Conditions régissant l’utilisation du symbole olympique par les villes candidates à l’organisation d’une édition des Jeux Olympiques.................................................................... 17 C. Engagement.................................................................................. 19 PARTIE II : DOSSIER DE CANDIDATURE.......................... 21 1. Questionnaire.............................................................................. 22 Thème 1 Caractéristiques nationales, régionales et locales ........... 23 Thème 2 Aspects juridiques ............................................................ 27 Thème 3 Immigration et formalités douanières ............................... 35 Thème 4 Protection de l’environnement et météorologie ................ 39 Thème 5 Finances........................................................................... 43 Thème 6 Marketing.......................................................................... 57 Thème 7 Organisation sportive générale......................................... 63 Thème 8 Sports ............................................................................... 77 Thème 9 Jeux Paralympiques ......................................................... 81 Thème 10 Village olympique ............................................................. 85 Thème 11 Santé / Système sanitaire ................................................ 89
Thème 12 Sécurité ............................................................................ 93 Thème 13 Hébergement.................................................................... 97 Thème 14 Transport .......................................................................... 107 Thème 15 Technologie...................................................................... 113 Thème 16 Services de la communication et des médias................... 119 Thème 17 Olympisme et culture........................................................ 125 Thème 18 Garanties.......................................................................... 129 2. Maquette du dossier de candidature.............................................. 133 3. Abréviations....................................................................................... 147
PARTIE III : ANNEXES..................................................................... 149 1. Charte Olympique 2. Engagement (original à signer) 3. Contrat ville hôte Annexe A Guide pour l’organisation de réunions Annexe B L’accréditation et l’inscription aux Jeux Olympiques Annexe C Dispositions concernant le transport de la famille Olympique Annexe D Directives du CIO concernant le village olympique et conditions requises par les CNO Annexe E Guide des Médias du CIO Guide de la presse écrite et photographique -- de la radio-télévision Guide Annexe F Directives du CIO concernant l’hébergement Annexe G Directives du CIO en matière de marketing Annexe H Technologie - Informatique Annexe I Dispositions concernant la commission médicale du CIO Annexe J Dispositions concernant l’assurance de la famille Olympique Annexe K Dispositions concernant le protocole olympique 4. Prescriptions des Fédérations Internationales Olympiques de sports d’été International Amateur Athletic Federation (IAAF) Fédération Internationale des Sociétés d’Aviron (FISA) International Badminton Federation (IBF) International Baseball Federation (IBAF) Fédération Internationale de Basketball (FIBA) Association Internationale de Boxe Amateur (AIBA) Fédération Internationale de Canoë (FIC) Union Cycliste Internationale (UCI) Fédération Equestre Internationale (FEI) Fédération Internationale d’Escrime (FIE)
5.
6.
Fédération Internationale de Football Association (FIFA) Fédération Internationale de Gymnastique (FIG) International Weightlifting Federation (IWF) International Handball Federation (IHF) Fédération Internationale de Hockey (FIH) International Judo Federation (IJF) Fédération Internationale des Luttes Associées (FILA) Fédération Internationale de Natation Amateur (FINA) Union Internationale de Pentathlon Moderne (UIPM) International Softball Fédération (ISF) The World Taekwondo Federation (WTF) International Tennis Federation (ITF) The International Table Tennis Federation (ITTF) International Shooting Federation (ISSF) Fédération Internationale de Tir à l’Arc (FITA) International Triathlon Union (ITU) International Sailing Federation (ISAF) Fédération Internationale de Volley-ball (FIVB)
Directives des Jeux Paralympiques
Informations générales 6.1. Répertoire du Mouvement olympique 6.2. Biographies olympiques 6.3. Normes graphiques du CIO / Pictogrammes 6.4. Feuilles d’information du CIO
PARTIE I : GUIDE
Introduction En tant quevilles candidates, vous êtes à présent dans la Phase II du processus de désignation de la ville hôte des Jeux de la XXIXe Olympiade en 2008. L’objectif de ce manuel est de vous guider à travers les diverses étapes de votre candidature jusqu’à l’élection de la ville hôte le 13 juillet 2001 durant la 112e Session du CIO à Moscou. Le guide énumère ce que doit faire une ville candidate ainsi que les démarches à effectuer et les règles et échéances à respecter durant la Phase II. Il contient également plusieurs recommandations. Avec les documents suivants, ce guide devra être considéré comme essentiel pour quiconque participe aux préparatifs et à la promotion d’une candidature aux Jeux Olympiques : w Procédure de candidature w Conditions régissant l’utilisation du symbole olympique par les villes candidates à l’organisation des Jeux Olympiques w Code d’éthique w Engagement (le texte de l’Engagement figure à la fin de ce guide. L’original est annexé au manuel et devra être signé par les représentants des autorités de la ville candidate et du CNO du pays et soumis au CIO avec le dossier de candidature).
Le contenu du présent manuel est soumis aux dispositions de la Charte Olympique et du contrat ville hôte. En cas de divergence entre le manuel d’une part et la Charte Olympique et/ou le contrat ville hôte d’autre part, la Charte Olympique et/ou le contrat ville hôte font foi. Le contenu de ce manuel et ses annexes représentent la position actuelle du CIO sur lesdites questions. Le CIO se réserve le droit d’amender les dites directives et autres instructions. Il incombe à la ville et au CNO de s’adapter à ces changements afin que les Jeux soient organisés de la meilleure façon possible.
ETAPES DE LA CANDIDATURE
1. Résumé des principaux événements
Voici un bref résumé des principaux événements qui composent le processus de candidature : w une séance d’information entre le CIO et les villes candidates (25 septembre 2000, Sydney); w la signature de la procédure de candidature;
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la création d’un emblème pour représenter votre candidature; une présentation de dix minutes à la commission exécutive du CIO par une délégation réduite de la ville candidate. L’objectif de cette démarche est d’offrir aux villes candidates la possibilité de présenter à la commission exécutive du CIO leurs responsables (décembre 2000, Lausanne);
la remise du dossier de candidature et la signature de l’Engagement; la constitution auprès du CIO d’un dépôt de garantie de US$ 150 000 au moment de la remise du dossier dépôt qui est restitué avec intérêts aux villes qui ne se sont pas vu attribuer l’organisation des Jeux. Tous les frais exceptionnels engagés par les villes candidates pourront être déduits du dépôt de garantie (par exemple, enregistrement des marques). En cas de retrait d’une candidature, une somme de US $ 25 000, provenant du dépôt de garantie, ne sera pas remboursable ; désignation par la commission exécutive du CIO des villes candidates qui seront soumises à la Session du CIO pour l’élection de la ville hôte; élection de la ville hôte par la Session du CIO.
2. Echéances
15 septembre 1er octobre 2000 Sydney 25 septembre 2000, Sydney
6 septembre 2000 13 décembre 2000, Lausanne
Acceptation des villes candidates par la commission 28-29 août 2000 exécutive du CIO Lausanne Tirage au sort par la commission exécutive du CIO 13 septembre 2000, Sydney pour déterminer l’ordre des présentations des villes candidates, etc. Jeux de la XXVIIe Olympiade, 2000 Réunion d’information entre le CIO et les villes candidates Signature de la procédure de candidature Présentation de dix minutes à la commission exécutive du CIO Remise du dossier de candidature au CIO 17 janvier 2001 Visites de la commission d’évaluation du CIO aux mi-février à mi-avril 2001 villes candidates Rapport de la commission d’évaluation du CIO à la mi-mai 2001 commission exécutive du CIO Désignation par la commission exécutive du CIO des villes candidates qui seront soumises au vote à la Session du CIO Election de la ville hôte des Jeux de la XXIXe 13 juillet 2001 Olympiade en 2008 112e Session du CIO, Moscou
3. Enregistrement officiel de la candidature
La candidature devient officielle lorsque la procédure de candidature a été signée par la ville candidate et son CNO, dans le délai imparti par le CIO.
4. Campagne de promotion
Une fois la candidature officiellement enregistrée auprès du CIO, la campagne de promotion peut débuter. Il faudra se pencher sur la création d’un emblème représentant la candidature (constitué du symbole olympique les cinq anneaux et d’un élément
représentatif de la candidature), suivant les prescriptions de la Charte Olympique et en accord avec les Conditions régissant l’utilisation du symbole olympique par les villes candidates à l’organisation d’une édition des Jeux Olympiques.Cet emblème devra être soumis à l’approbation du CIO. Il ne pourra être rendu public qu’une fois l’accord du CIO obtenu. Les villes candidates doivent faire attention aux coûts tout au long de la campagne de promotion. La candidature sera rigoureusement contrôlée par le public et, même si tous les efforts fournis pour promouvoir le projet seront soutenus avec enthousiasme durant la candidature l’attitude du public, des , médias, des sponsors et des supporters après les élections risque d’être très sévère et préjudiciable. A cet égard, il est essentiel de prendre en considération le public visé par les activités promotionnelles, en particulier celles qui impliquent un voyage au niveau international, ainsi que de planifier toutes les étapes et d’en prévoir le budget afin d’éviter toute dépense inutile et toute critique. Il est essentiel de maintenir l’objectivité tout au long de la campagne de promotion. Des promesses faciles ou des objectifs irréalisables sont en effet rapidement relevés et sont souvent préjudiciables à l’image de la candidature et à ses chances de succès. De là, l’importance du maintien de l’harmonie entre les projets décrits dans le dossier de candidature et ceux développés dans la campagne de promotion. Toutes les déclarations, garanties et accords contenus dans le dossier de candidature ont d’ailleurs force d’obligation, de même que tout autre engagement pris par la ville candidate, le CNO ou le comité de candidature et toute déclaration effectuée lors des présentations officielles.
5. Dossier de candidature : réalisation et présentation
Le dossier de candidature, qui contient toutes les réponses des villes candidates au questionnaire du CIO figurant dans la Partie II, est pour le CIO l’un des principaux instruments d’analyse d’une candidature et de ses caractéristiques techniques. Le dossier doit refléter avec précision la situation actuelle de la ville et présenter de manière réaliste les projets envisagés. Le dossier de candidature doit être présenté selon la Maquette du dossier décrite à la fin de ce manuel. Afin de faciliter l’examen des réponses par le CIO et de permettre une analyse objective, il est important de respecter l’ordre des questions et de donner des réponses précises et concises. La collaboration avec vos fédérations nationales de sport et les Fédérations Internationales est essentielle pour la préparation du dossier de candidature. Le dossier de candidature ne peut être diffusé ou rendu public qu’après sa présentation au CIO et l’obtention d’une autorisation écrite de sa part.
Transmission du dossier au CIO Au 17 janvier 2001, soixante-dix (70) exemplaires du dossier de candidature bilingue (français et anglais) doivent être remis à l’administration du CIO (pour son usage interne, pour les membres de la commission d’évaluation et de la commission exécutive du CIO et pour le Musée Olympique). Les dossiers peuvent être envoyés par voie postale, par courrier spécial ou être livrés en mains propres. Le CIO ne considère pas la remise en mains propres des dossiers au siège du CIO comme étant un événement officiel. Aucune cérémonie ne sera donc organisée à cette occasion. Etude de la candidature et diffusion du dossier Le dossier de candidature est étudié par le CIO pour s'assurer que toutes les informations demandées ont été fournies. A cet égard, il convient de rappeler que le CIO peut demander tout renseignement complémentaire qu'il estime nécessaire. A l'issue de ce processus, le CIO donne l'autorisation aux villes candidates de faire parvenir un exemplaire du dossier de candidature aux destinataires ci-après: v membres du CIO; v honoraires du CIO; membres v des Fédérations Internationales Olympiques d'été; chacune v Association des Fédérations Internationales olympiques de sports d'été (ASOIF); v Association des Comités Nationaux Olympiques (ACNO); v chacune des cinq associations continentales de CNO (ACNOA, ODEPA, OCA, COE, ONOC). Ces dossiers de candidature doivent être en tous points identiques à celui approuvé par le CIO. Les dossiers de candidature transmis aux personnes / organisations susmentionnées ne doivent contenir aucun document supplémentaire par rapport au dossier approuvé par le CIO. Une copie de toute lettre explicative accompagnant le dossier doit être envoyée au CIO. Dès réception de l'autorisation écrite du CIO, la ville candidate est totalement libre de diffuser ou non son dossier de candidature au public et aux médias.
6. Visite de la commission d'évaluation du CIO
Après réception du dossier de candidature, le CIO coordonne la visite de la commission d'évaluation du CIO dans les villes candidates, ainsi que stipulé dans le texte d'application pour la règle 37 de la Charte Olympique. La commission inspecte les sites proposés pour les Jeux et tient des réunions avec le comité de candidature ainsi que des spécialistes sur tous les aspects et thèmes de la candidature. A l'issue de ses visites dans toutes les villes candidates, la commission d'évaluation rédige un rapport.
7. Désignation des villes à présenter à la Session du CIO pour l’élection
Après examen du rapport de la commission d’évaluation du CIO, la commission exécutive du CIO désignera les villes qui iront jusqu’au vote à la Session du CIO. 8. Election de la ville hôte
La ville hôte des Jeux de la XXIXe Olympiade en 2008 sera élue à la 112e Session du CIO à Moscou. Chaque ville candidate fera une présentation à la Session du CIO, à l’issue de laquelle le vote aura lieu. Le CIO détermine l’ordre des présentations par tirage au sort. (cf. Procédure de candidature Chapitre 1 Règles générales). -
9. Préparation de la constitution éventuelle du Comité d’organisation des Jeux Olympiques
Les Jeux Olympiques sont la propriété exclusive du CIO qui est titulaire de tous les droits et de toutes les données s’y rapportant, notamment et sans restriction, tous les droits relatifs à leur organisation, exploitation, retransmission, enregistrement, présentation, reproduction, accès et diffusion quels qu’en soient la forme, les moyens ou les mécanismes qu’ils soient existants ou à venir. (Règle 11 de la Charte Olympique). Il est essentiel que le comité de candidature prévoie la constitution d’un comité d’organisation des Jeux Olympiques (COJO) car c’est le COJO qui est le principal responsable de l’organisation des Jeux Olympiques. Le comité de candidature devra s'assurer que toutes les parties concernées par la préparation de la candidature sont au courant de ce fait et que l'on réfléchit, dès le début des préparatifs, au choix des personnes qui pourraient faire partie de l'éventuel comité d'organisation, au cas où la ville serait élue ville hôte. Il est important qu'une certaine continuité soit maintenue entre le comité de candidature et un éventuel comité d'organisation. Immédiatement après la proclamation de la ville hôte, le contrat ville hôte est signé entre le CIO, les autorités de la ville hôte, dûment mandatées par elle pour l'engager, et le CNO du pays où se situe la ville. Ce contrat spécifie dans le détail les obligations qui incombent à la ville désignée pour organiser les Jeux Olympiques. La ville désignée doit, dans les dix jours suivant la date de la signature du contrat, amener le dépôt de garantie (initialement de US$ 150 000) à US$ 1 000 000. Ce
dépôt de garantie doit être progressivement porté à un total de US$ 5 000 000 à partir des fonds prélevés sur les revenus du COJO provenant notamment de la vente des droits de télévision et du programme de marketing.
Le contrat ville hôte prévoira également une procédure selon laquelle le CIO sera habilité à retenir certains versements dus au COJO dans l'attente du règlement de tout litige dans lequel le COJO est impliqué.
A partir de la date de la signature du contrat ville hôte, un COJO doit être constitué dans un délai de cinq mois. L'organe exécutif du COJO doit comprendre : le ou les membres du CIO dans le pays, le président et le secrétaire général du CNO, un athlète représentatif et au moins un membre représentant la ville hôte et désigné par celle-ci. L'organe exécutif peut aussi comprendre des représentants des autorités publiques ainsi que d'autres personnalités. Pour garantir une certaine continuité, il conviendrait que le COJO comprenne un certain nombre de membres du comité de candidature.
Depuis sa constitution et jusqu'à sa dissolution, le COJO doit gérer ses activités en accord avec la Charte Olympique et les instructions de la commission exécutive du CIO. De plus, il aura à intervenir en qualité de partie au contrat ville hôte et sera solidairement et individuellement responsable, de même que la ville hôte et le CNO du pays de la ville hôte, de la réalisation des obligations contenues dans le contrat ville hôte, y compris dans ses annexes.
Le COJO doit se conformer entièrement aux engagements et aux promesses formulés durant la phase de candidature, tant dans le dossier technique que dans les déclarations et commentaires faits par le comité de candidature lors des présentations à la Session ou à d'autres réunions olympiques.
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