Politique de reconnaissance des associations étudiantes
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Politique de reconnaissance des associations étudiantes Adoption : par le Conseil des présidentes et présidents des associations étudiantes le 25 mai 2010 par le Conseil d’administration le 30 septembre 2010 Table des matières 1. Préambule .................................................................................................................. 2 2. Responsabilité de la politique ..................... 2 3. Définitions .................. 2 3.1 Regroupement étudiant .......................................................................... 2 3.1.1 Association étudiante de programme ................ 2 3.1.2 Groupe d’intérêt .................. 2 3.1.3 Comité ................................................................................................ 3 3.2 Reconnaissance ..................... 3 4. Critères de reconnaissance ........................ 3 4.1 Critères généraux de reconnaissance .................................................... 3 4.2 Laïcité des groupes ................................................ 3 4.3 Limite de la reconnaissance ................................... 4 5. Demande de reconnaissance ..................................................... 4 5.1 Création d’une nouvelle association étudiante ........ 4 5.2 Traitement d’une demande de reconnaissance ...................................... 4 5.3 Organisation d’un scrutin ........................................ 4 5.3.
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| Publié par | assotips |
| Publié le | 13 janvier 2012 |
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| Langue | Français |
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Politique de reconnaissance des associations étudiantes Adoption : par le Conseil des présidentes et présidents des associations étudiantes le 25 mai 2010 ’ par le Conseil d administration le 30 septembre 2010
Table des matières 1. Préambule..................................................................................................................2 2. Responsabilité de la politique .....................................................................................2 3. Définitions ..................................................................................................................2 3.1 Regroupement étudiant ..........................................................................2 3.1.1 Association étudiante de programme ................................................2 3.1.2 Groupe d’intérêt .................................................................................. 2 3.1.3 Comité ................................................................................................3 3.2 Reconnaissance .....................................................................................3 4. Critères de reconnaissance ........................................................................................3 4.1 Critères généraux de reconnaissance ....................................................3 4.2 Laïcité des groupes ................................................................................3 4.3 Limite de la reconnaissance ...................................................................4 5. Demande de reconnaissance .....................................................................................4 5.1 Création d’une nouvelle association étudiante ........................................ 4 5.2 Traitement d’une demande de reconnaissance ...................................... 4 5.3 Organisation d’un scrutin ........................................................................ 4 5.3.1 Comité du scrutin ................................................................................4 5.3.2 Dates et durée du scrutin ....................................................................4 5.3.3 Déroulement du scrutin .......................................................................5 5.3.4 Résultats du scrutin.............................................................................5 5.4 Enregistrement au Registraire des entreprises du Québec .....................5 6. Engagements de HEC Montréal .................................................................................5 7. Engagements de l’association étudiante .................................................................... 6 7.1 Privilèges ...................................................................................................6 7.2 Obligations.................................................................................................7 7.2.1 Politiques et règlements ......................................................................7 7.2.2 Sécurité et responsabilité civile ...........................................................7 7.2.3 États financiers ...................................................................................7 7.2.4 Officiers et administrateurs..................................................................7 8. Financement ..............................................................................................................8 8.1 Cotisations étudiantes ............................................................................8
8.2 Financement par HEC Montréal .............................................................9 8.3 Financement externe (commandites)......................................................9 8.4 Activités lucratives ..................................................................................9 9. Vérification .................................................................................................................9 Annexe 1. Extrait de la Loi sur la corporation de l’École des hautes études commerciales de Montréal [L.R.Q., c.-136] ...................................................................10 Annexe 2. Associations étudiantes, groupes d’intérêts et comités reconnus ............. 11
1. Préambule Les regroupements étudiants font partie de la vie universitaire de HEC Montréal et contribuent à sa diversité intellectuelle, sociale et culturelle. En reconnaissant officiellement les regroupements étudiants, HEC Montréal souhaite ainsi : a) favoriser la participation des étudiants à la vie universitaire ; b) créer un climat et un milieu de vie propice à la formation et au développement personnel et social des étudiants ; c) favoriser le développement de liens harmonieux entre les étudiants et HEC Montréal.
2. Responsabilité de la politique La reconnaissance des regroupements étudiants ainsi que l’application de cette politique à HEC Montréal sont sous la responsabilité du Service aux étudiants. 3. Définitions 3.1 Regroupement étudiant Un regroupement étudiant est un groupe d’étudiants de HEC Montréal qui a pour objectif de répondre à des intérêts et des besoins de la communauté universitaire et de contribuer à l’enrichissement de la vie intellectuelle, culturelle, sociale ou sportive des étudiants de l’École. 3.1.1 Association étudiante de programme Une association étudiante de programme est un regroupement étudiant qui a pour fins principales de représenter les étudiant s d’un ou de plusieurs programmes d’études auprè s des instances de l’ École et de promouvoir leurs intérêts, notamment en matière d’enseignement, de pédagog ie et de services aux étudiants. 3.1.2 Groupe d’intérêt Un groupe d’ intérêt est un regroupement étudiant qui a pour fins principales de promouvoir et d’enrichir la vie universitaire des étudiants en exerçant des act ivités dans 2
un but culturel, artistique, social, humanitaire, professionnel, sportif ou autre du même genre. Un groupe d’intérêt ne peut prétendre exercer les droits et pouvoirs spécifiques dévolus aux associations étudiantes de programme. 3.1.3 Comité Un comité est un sous-groupe d’une association étudiante ou d’un groupe d’intérêt, et de ce fait, n ’a pas à être reconnu par l’École. Il est toutefois assujetti aux privilèges et obligations du regroupement étudiant (association étudiante ou groupe d’int érêt) duquel il relève. 3.2 Reconnaissance La reconnaissance confère au regroupement étudiant qui en fait la demande une existence officielle à l’École et lui accorde les privilèges et lui impose les obligations prévus à cette politique. 4. Critères de reconnaissance 4.1 Critères généraux de reconnaissance Pour être reconnue, une association étudiante doit remplir les conditions suivantes : a) représenter les étudiants des programmes relevant d’une même direction de programme conformément à la Loi sur la corporation de l’École des hautes études commerciales de Montréal [L.R.Q., c.-136] (référence annexe 1); b) avoir obtenu, au moment de sa création, la majorité des voix lors d’un scrutin auprès des étudiants concernés ; c) être composée à 100 % d’ étudiants inscrits à HEC Montréal ; d) respecter la Charte québécoise des droits et libertés de la personne.
4.2 Laïcité des groupes L’É cole étant un établissement public à caractère laïque, tout regroupement d’étudiants doit être à caractère laïque et poursuivre des activités en accord avec la mission de l’École.
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4.3 Limite de la reconnaissance L a reconnaissance d’un regroupement étudiant n’implique pas que HEC Montréal endosse les convictions ou la philosophie de ce regroupement ni qu’elle assume une responsabilité légale à l’égard de ses activités . 5. Demande de reconnaissance 5.1 Création d’une nouvelle association étudiante Dans l’éventualité où de nouveaux programmes seraient créés, t oute nouvelle association étudiante souhaitant être reconnue par l’École doit déposer son dossier de candidature au Service aux étudiants, avant le 15 octobre pour le trimestre d’automne ou avant le 15 février pour le trimestre d’hiver. 5.2 Traitement d’une demande d e reconnaissance Le Service aux étudiants : (a) accuse réception de la demande de reconnaissance de la nouvelle association étudiante ; (b) vé rifie l’exactitude des renseignements soumis ; (c) organise le scrutin. 5.3 Organisation d ’un scrutin 5.3.1 Comité du scrutin Un comité organisateur paritaire est mis sur pied par le Service aux étudiants. Il doit être constitué de deux représentants des étudiants et de deux représentants de l’École. 5.3.2 Dates et durée du scrutin La tenue d’un scrutin auprès des étudiants doit se faire entre le 15 septembre et le 15 novembre (pou r le trimestre d’automne) ou entre le 15 janvier et le 15 mars (pour le trimestre d’hiver) . La période de scrutin doit être, au minimum, de quatre jours ouvrables
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consé cutifs afin d’offrir une possibilité raisonnable à tous les étudiants concernés de voter. 5.3.3 Déroulement du scrutin Le scrutin est universel et secret. Il s’ effectue au moyen d ’un scrutin électronique et l’organisation matérielle du scrutin est assumé e par HEC Montréal. Le scrutin consistera à répondre OUI ou NON à une question identique ou semblable à celle-ci: « Reconnaissez-vous l’association étudiante XXX comme représentante pour défendre les intérêts des étudiant(e)s du ( ou des) programme d’études XXX, considérant qu’une cotisation de XXX$ par trimestre sera demandée par l’assoc iation reconnue ? » 5.3.4 Résultats du scrutin Pour être reconnue , l’asso ciation doit obtenir la majorité des voix simples à la condition que le taux de participation représente au moins vingt-cinq (25%) pourcent des étudiants concernés qui, à la date du scrutin, sont inscrits dans le ou les programmes concernés. 5.4 Enregistrement au Registraire des entreprises du Québec Une fois reconnue, l’association étudiante doit s’assurer d’être immatriculée auprès du Registraire des entreprises du Québec comme personne morale sans but lucratif en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies . 6. Engagements de HEC Montréal L’École s’engage à apporter son soutien aux associations étudiantes afin de leur permettre d’assumer leurs responsabilités en matière de vie étudiante. Pour ce faire, l’École s’engage à: (a) percevoir une cotisation auprès des étudiants, tel que prévu à l’article 8. 1 ; (b) inviter les présidents des associations étudiantes à siéger sur le Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE), à rencontrer annuellement le Conseil pédagogique et à rencontrer deux (2) fois par année le Comité des programmes.
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(c) remettre aux présidents une copie électronique des projets d’ordre du jour et les extraits des procès-verbaux du Conseil pédagogique ainsi que ceux du Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE) L’ École s’engage aussi à apporter un soutien matériel et logistique à tous les regroupements étudiants reconnus. Pour ce faire, elle accorde : (a) un local, un mobilier de bureau de base et le service d’entretien ré gulier ; (b) un téléphone équipé d’une messagerie vocale (au tarif usuel) ; (c) un ordinateur, une adresse WSS , l’hébergement d’un site web et le soutien technologique du Service de gestion des technologies de l’information (GTI) ; (d) l’accè s au Service de production graphique au tarif usuel ; (e) l’autorisation d’afficher dans les endroits réservés à leur usage ; (f) une liste électronique des courriels de tous les étudiant s concernés à l’usage exclusif du regroupement étudiant , dans la mesure où l’étudiant a consenti à une telle communication ; (g) la possibilité d’utiliser les locaux et les installations de l’ École pour tenir leurs activités parascolaires. L’ École n’est toutefois nullement tenue d’en autoriser l’utilis ation et est libre de le faire à sa discrétion.
7. Engagements de l’association étudiante La vie du regroupement étudiant est régie par les privilèges et obligations tels qu’édictés dans cette politique. 7.1 Privilèges Les associations étudiantes telles que reconnues par cette politique ont le privilège de : (a) utiliser le nom de HEC Montréal dans leur dénomination ; (b) représenter, promouvoir et défendre les intérêts des étudiants concernés en fonction de leur appartenance à un progr amme d’études, auprès de la direction et des instances de l’École. (c) avoir accès à des locaux ou des lieux de réunion en fonction des ressources disponibles ; (d) organiser des activités de financement dans le cadre prévue par cette politique ; (e) bénéficier de la collaboration du Service aux étudiant s dans l’atteint e de leurs objectifs en conformité avec la mission et les politiques de HEC Montréal.
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7.2 Obligations 7.2.1 Politiques et règlements Les associations étudiantes ont l’obligation : (a) de formuler adéquatement l a structure de l’orga nisation, sa composition, ses règlements et son code d’é thique de façon telle que les personnes qui se joignent au groupe soient pleinement conscientes de leurs droits et obligations ; (b) d’aviser la direction du S ervice aux étudiants de tout changement à leur constitution ou à leur charte ; (c) de respecter les politiques et règlements en vigueur à HEC Montréal. 7.2.2 Sécurité et responsabilité civile Les regroupements étudiants ont l’obligation de s’assurer d’être couvert adéquatement par une po lice d’assurance responsabilité civile en se procurant , si nécessaire, un avenant pour les événements organisés à l’extérieur de HEC . Le Service aux étudiants, de concert avec les présidents des regroupements étudiants, négocie annuellement le contrat d’ assurance responsabilité civile les couvrant. À chaque trimestre, l’École prélève une contribution obligatoire auprès de tous les étudiants inscrits pour le paiement de la prime. 7.2.3 États financiers Les associations étudiantes ont l’obligation : (a) de faire vérifier les états financiers par un vérificateur externe si le montant reçu à titre de revenus dépasse soixante mille (60 000 $) dollars ; (b) de remettre une copie des états financiers annuels à la direction du Service aux étudiants. 7.2.4 Officiers et administrateurs Les associations étudiantes ont l’obligation de : (a) remettre au Service aux étudiants un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle mentionnant les résultats de l’élection et les noms des nouveaux membres élus au conseil d’administratio n. (b) de remettre au Service de la sécurité avant le 1 er octobre de chaque trimestre d’automne la liste à jour des officiers et administrateurs du regroupement. Si 7
des modifications survenaient au cours de l’année universitaire, l’association étudiante doit faire connaitre ces changements. Les officiers et les administrateurs des regroupements étudiants sont redevables de leurs actions auprès de leurs membres. Ils doivent agir avec prudence et diligence. 8. Financement Les associations étudiantes ont accès à différentes sources de financement afin de mener à bien leurs activités : (a) cotisation étudiante (réservée aux associations étudiantes) ; (b) financement par HEC Montréal ; (c) financement externe (commandites) ; (d) activités lucratives. 8.1 Cotisations étudiantes L ’ École percevra , au nom de l’association étudiante reconnue, le montant de la cotisation établie par celle-ci et remettra à l’ass ociation les montants ainsi perçus (à la condition que cette dernière ait satisfaite à ses obligations en vertu de la présente politique). La perception de la cotisation sera automatique et elle se fera lors du paiement des frais de scolarité. Normalement, l’ École sera en mesure de remettre les montants perçus, à chaque trimestre, trente (30) jours après la date limite de paiement final des frais de scolarité. Toute demande de hausse ou de baisse de cotisation peut être faite une fois par année et doit être transmise par le président de l’association étudiante au Service aux étudiants au plus tard le 1 er mars pour la nouvelle année de facturation (trimestres été, automne et hiver). Cette demande doit être accompagnée d’un extrait du procès-verbal de l’assemblée générale ayant approuvée la modification de la cotisation. Dans l’éventualité où l’association étudiante aurait une dette à l’é gard de HEC Montréal, l’ École pourrait appliquer au paiement de cette dette toute cotisation qu’ elle perçoit pour le compte de l’association étudiante.
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8.2 Financement par HEC Montréal HEC Montréal dispose de quelques fonds pour soutenir les activités de ses regroupements étudiants. Le Service aux étudiants coordonne l’allocation de ces fonds en collaboration avec le Comité permanent des présidents et présidentes des associations étudiantes (CPPPAE) pour le Fonds Leadership ou avec un comité conseil pour ses fonds propres. Les regroupements étudiants doivent soumettre toute demande de financement auprès du Service aux étudiants. 8.3 Financement externe (commandites) HEC Montréal, par l’entremise de sa Fondation, sollicite directement d’éventue ls donateurs externes. De leur côté, les regroupements étudiants peuvent aussi solliciter directement d’éventuels donateurs externes. Afin de mieux coordonner les efforts de sollicitation des regroupements étudiants et ceux de l’École, les étudiants sont invités à discuter de leur plan de commandite avec la Fondation HEC Montréal. 8.4 Activités lucratives Les regroupements étudiants peuvent organiser des activités lucratives afin de financer leur fonctionnement. Ces activités doivent se faire en respect de cette politique, des règlements de HEC Montréal ainsi que de toute législation en vigueur au Québec. 9. Vérification A la fin du mandat de leur comité exécutif, les associations étudiantes doivent remettre au Service aux étudiants, un rapport annuel incluant : (a) les modifications apportées à la charte et aux règlements durant l’ année , s’il y a lieu ; (b) les états financiers de la dernière année financière de l’association ; (c) un extrait du procès-verbal de l’ assemblée générale annuelle mentionnant les résult ats de l’élection et les noms des nouveaux représentants élus . L’ École se réserve le droit de procéder à une vérification comptable des états financiers de toute association étudiante.
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