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AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS UNITÉ DE GESTION DU MANITOBA RAPPORT FINAL Préparé par : PricewaterhouseCoopers LLP Octobre 2005 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation AGENCE PARCS CANADA Vérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Manitoba ___________________________________________________________________________________ Table des matières Page 1. SOMMAIRE .......................................................................................................................................1 Contexte............................................................................................................................................1 Objectifs et portée ............................................................................................................................1 Méthodologie.................1 Énoncé d’assurance ..........................................................................................................................1 Conclusions ......................................................................................................................................1 Sommaire du système de notation de Parcs Canada utilisé dans le rapport.....................................2 Recommandations ................................ ...
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AGENCE PARCS CANADA VÉRIFICATION DES PRINCIPAUX PROCESSUS FINANCIERS UNITÉ DE GESTION DU MANITOBA RAPPORT FINAL Préparé par : PricewaterhouseCoopers LLP Octobre 2005
Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation
AGENCE PARCS CANADAVérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Manitoba ___________________________________________________________________________________ Table des matières
Page 1. SOMMAIRE .......................................................................................................................................1 Contexte............................................................................................................................................1 Objectifs et portée ............................................................................................................................1 Méthodologie....................................................................................................................................1 Énoncé d’assurance ..........................................................................................................................1 Conclusions ......................................................................................................................................1 Sommaire du système de notation de Parcs Canada utilisé dans le rapport .....................................2 Recommandations ............................................................................................................................2 2. CONTEXTE ........................................................................................................................................5 3. OBJECTIFS ET PORTÉE...................................................................................................................6 4. MÉTHODOLOGIE .............................................................................................................................6 5. CONCLUSIONS .................................................................................................................................7 6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS..............................................................................7 7. RÉPONSE DE LA DIRECTION ......................................................................................................20 Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification et évaluation lors de la réunion du 19 décembre 2005. ©Sa Majesté la reine du Canada, représentée par le Directeur général de Parcs Canada, 2006 Catalogue No. : R60-3 / 2-2-2006F-PDF ISBN : 0-662-71430-X
AGENCE PARCS CANADAVérification des principaux processus financiers Unité de gestion du Manitoba
1. SOMMAIRE Contexte L'Agence Parcs Canada (APC) procède à une série de vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et pratiques de gestion ayant cours dans les unités de gestion et les centres de services, ainsi qu’au Bureau national. Les vérifications sont axées sur le respect des politiques et des pratiques du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et de l'APC. La vérification de l'unité de gestion du Manitoba (UGM) a été réalisée dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques. La vérification a eu lieu dans les lieux suivants : à Churchill (bureau des opérations du Nord du Manitoba/Wapusk) ainsi qu’à Lower Fort Garry, La Fourche et Winnipeg (bureau des opérations du Sud du Manitoba). Objectifs et portée La présente vérification a pour objectif de vérifier si les principes de diligence raisonnable sont appliqués aux principaux processus de gestion et de confirmer à la haute direction que les processus et les contrôles en place au sein de l'unité de gestion du Manitoba (UGM) permettent d'assurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de l'APC. Cet exercice porte sur les huit principaux processus financiers suivants : Cadre de contrôle de la gestion; Recettes; Passation de marchés; Utilisation des cartes d'achat; Dépenses relatives aux voyages; Paiements aux fournisseurs; Inventaire du matériel et petits articles attrayants de grande valeur et Codage financier. Cette vérification vise la période de douze mois allant du 1erjuillet 2004 au 30 juin 2005. Méthodologie La méthodologie comprend l’examen des documents pertinents, des entrevues avec le personnel de l'UGM et l’examen d'échantillons de transactions des principaux processus financiers. La visite à l'UGM a eu lieu du 4 au 12 juillet 2005. Énoncé d’assurance Le travail de vérification effectué et les éléments de preuve assemblés sont suffisants pour appuyer les conclusions formulées dans le présent rapport de vérification. Conclusions Dans l'ensemble, le cadre de contrôle de la gestion et quatre autres processus financiers principaux demandent des améliorations moyennes, parce que certains contrôles clés n’ont pas joué leur rôle de façon efficace. Les processus de passation de marchés et de codage financier ont été bien gérés et mis en place par l’UGM. Cependant, le processus touchant l'inventaire du matériel et les petits articles attrayants de grande valeur n'a pas été bien géré. Pendant notre travail de vérification, nous avons noté des cas où les procédures suivies ne concordaient pas avec les politiques en vigueur; en fait, certains processus et contrôles pourraient être resserrés afin d'améliorer la conformité aux politiques du SCT et de l'APC.
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Un sommaire des recommandations est présenté ci-dessous au directeur de l'Unité de gestion du Manitoba et au gestionnaire, Finances et administration. Sommaire du système de notation de Parcs Canada utilisé dans le rapport
Cadre de contrôle de la gestion Améliorations moyennes nécessaires Recettes Opérations du Nord du Améliorations importantes nécessaires Manitoba/Wapusk Recettes Opérations du Sud du Améliorations moyennes nécessaires Manitoba Passation de marchés Légères améliorations nécessaires Paiements aux fournisseurs Améliorations moyennes nécessaires Utilisation des cartes d’achat Améliorations moyennes nécessaires Dépenses relatives aux voyages Légères améliorations nécessaires Inventaire du matériel et petits Améliorations importantes nécessaires articles attrayants de grande valeur Codage financier Contrôlé Recommandations Cadre de contrôle de la gestio n 1. Conférer au gestionnaire, Finances et administration, un seul des pouvoirs de signature (article 33 ou article 34) pour la section Finances et administration, de façon à réduire le risque d’utilisation inappropriée des ressources de l’UGM. 2. Formaliser et documenter le plan de reprise des opérations de façon à assurer la continuité des opérations de l’unité de gestion en cas de sinistre. Recettes Opérations du Nord du Manitoba/Wapusk 3. Mettre en place un système de reçus ou de billets numérotés pour les visites afin de faciliter le rapprochement quotidien des recettes en argent et des visites vendues et d’éviter ainsi une utilisation inappropriée des recettes. 4. Veiller à ce que les relevés quotidiens des ventes soient rapprochés des dépôts bancaires et à ce que les documents connexes soient suffisamment détaillés pour permettre une vérification. Il faudrait offrir une formation à tous les employés qui travaillent à la perception et au rapprochement des recettes, afin d’assurer l’application des contrôles et des procédures au cycle de production des recettes.
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5. Séparer les fonctions de consignation quotidienne et de rapprochement des recettes au point de vente (actuellement assumées par la même personne) de façon à réduire les risques d’utilisation inappropriée des fonds. 6. Effectuer une rotation des tâches de dépôt bancaire et en confier la responsabilité aux titulaires de différents postes, afin que cette responsabilité ne soit pas associée à un seul poste pendant une longue période. 7. Veiller à ce que deux personnes soient présentes lors de l’ouverture du courrier et à ce que les chèques reçus soient consignés dans un registre et reçoivent le cachet « pour dépôt seulement » dès la réception. Séparer les fonctions de réception et de consignation des chèques reçus par la poste, qui sont actuellement assumées par la même personne. 8. Veiller à ce que l’ouverture des deux coffres utilisés par le bureau du Nord exige l’intervention simultanée de deux personnes, et à ce que leurs combinaisons soient modifiées de façon régulière pour éviter qu’elles soient communiquées à plusieurs personnes, à la longue. 9. Les recettes perçues aux points de vente devraient être déposées quotidiennement au lieu d’être conservées dans le coffre qui se trouve sur place jusqu’au prochain dépôt. 10. Le directeur de l’unité de gestion devrait mettre en place un processus normalisé de production de rapports fournissant à la direction des outils de gestion afin de veiller à ce que les données conservées dans le système de rapports financiers SAP soient extraites de façon cohérente et efficace pour permettre à la direction de l’UGM de mener ses activités de surveillance et de production de rapports. Recettes Opérations du Sud du Manitoba 11. Séparer les fonctions de consignation quotidienne et de rapprochement des recettes au point de vente (deux fonctions comptables actuellement assumées par la même personne) de façon à réduire les risques d’utilisation inappropriée des fonds. 12. Effectuer une rotation des tâches de dépôt bancaire et en confier la responsabilité aux titulaires de différents postes, afin que cette responsabilité ne soit pas associée à un seul poste pendant une longue période. Cette rotation permettrait de réduire le risque que des irrégularités passent inaperçues lorsque la même personne occupe le poste pendant une longue période. 13. Mettre en place un système de reçus ou de billets numérotés pour les visites à La Fourche afin de faciliter le rapprochement quotidien des recettes avec les visites vendues. Il s’agit d’une procédure de contrôle interne normalisée permettant d’assurer l’intégrité des recettes. Penser à installer une caisse enregistreuse à La Fourche pour faciliter ce rapprochement quotidien. GREV
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14. Réduire le fonds de caisse conservé dans la caisse enregistreuse à Lower Fort Garry, qui est actuellement trop élevé (2000 $) et devrait être ramené à un niveau comparable à celui des autres emplacements de l’UGM (entre 150 $ et 200 $). 15. Veiller à ce que deux personnes soient présentes lors de l’ouverture du courrier et à ce que les chèques reçoivent le cachet « pour dépôt seulement » afin de réduire le risque d’utilisation inappropriée des chèques reçus par la poste. 16. Veiller à ce que l’ouverture des deux coffres utilisés par le bureau du Sud du Manitoba exige l’intervention simultanée de deux personnes et à ce que leurs combinaisons soient modifiées plus régulièrement. Veiller à ce que les deux coffres soient barrés lorsqu’ils ne sont pas utilisés. 17. Mettre en place un processus officiel de production de rapports relatifs aux recettes de façon à garantir que les données entreposées dans le système de rapports financiers SAP soient extraites de façon cohérente et efficace pour permettre à la direction de l’UGM de mener ses activités de surveillance et de production de rapports. Passation de marchés 18. Examiner les procédures administratives appliquées aux contrats pour veiller à ce que les dossiers contractuels soient gérés conformément aux politiques de l’Agence. 19. Mettre en place un processus officiel de production de rapports réguliers par les gestionnaires de section, notamment par le gestionnaire, Finances et administration, sur les activités contractuelles, afin de faciliter le suivi financier et la supervision de ces activités. Paiements aux fournisseurs 20. Mettre en place un processus officiel obligeant les gestionnaires de section, notamment le gestionnaire, Finances et administration, à produire des rapports réguliers sur les achats et les engagements, afin de faciliter la surveillance et la gestion efficaces et cohérentes de leurs obligations financières tout au long de l’année. 21. Distinguer les responsabilités relatives à la réception des biens et services de celles qui touchent à la gestion des registres comptables, qui sont actuellement assumées par la même personne. Cela permettrait de réduire les risques de fraude et d’erreur relativement à la fonction d’achat et de paiement. De plus, il faudrait contrôler et vérifier le respect des politiques de l’Agence en ce qui a trait à la documentation adéquate des paiements aux fournisseurs (p. ex. apposition du cachet de la date sur les factures). 22. Conférer au gestionnaire, Finances et administration, un seul des pouvoirs de signature (article 33 ou article 34) pour la section Finances et administration, de façon à réduire le risque d’utilisation inappropriée des ressources de l’UGM au moment de traiter les paiements aux fournisseurs.
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Utilisation des cartes d achat ’ 23. Mettre en place une formation périodique sur l’utilisation des cartes d’achat. Obtenir un accès aux renseignements de surveillance électronique afin de surveiller l’utilisation des cartes, d’observer les tendances suivies par les dépenses et en bout de ligne, d’assurer l’utilisation efficace des cartes. 24. Veiller à ce que le paiement de tous les achats fait à l’aide d’une carte par un gestionnaire de section soit approuvé par un superviseur. 25. Effectuer des vérifications physiques au hasard des 41 cartes d’acquisition émises. Dépenses de voyage 26. Veiller à ce que les autorisations nécessaires soient signées avant le début de chaque voyage. De plus, il faudrait revoir les limites de crédit des cartes de voyage pour les détenteurs de cartes du bureau du Nord qui ont reçu des avances de frais de voyage. 27. Revoir les limites de crédit des cartes des employés du bureau du Nord du Manitoba/Wapusk qui doivent voyager fréquemment ou effectuer plusieurs déplacements lors du même voyage. Inventaire du matériel et petits articles attrayants de grande valeur 28. Étant donné le manque de fiabilité des registres actuels, dresser un inventaire complet des articles avant de mettre en place un nouvel outil de suivi de l’inventaire. 29. Consulter le bureau central pour déterminer quand et comment un nouveau système de suivi de l’inventaire devrait être mis en place. 30. Veiller à ce que le nouveau système de suivi de l’inventaire permette de centraliser des renseignements détaillés sur tous les articles de l’UGM, tout en étant assez souple pour permettre diverses fonctions utilitaires selon les besoins de chaque section, aussi bien au bureau du Nord du Manitoba/Wapusk qu’au bureau du Sud du Manitoba. 31. Veiller à ce que le nouveau système de suivi de l’inventaire permette l’automatisation du suivi de chacun des inventaires ressources documentaires, véhicules, articles historiques et essence. 32. Élaborer un plan complet afin de définir les modalités des dénombrements ponctuels et annuels de tous les types d’inventaires de l’UGM. Ce plan devrait désigner la personne chargée de superviser ces dénombrements et établir la façon de les mettre à jour dans le système de comptabilité financière de l’UGM. 2. CONTEXTE L'Agence Parcs Canada (APC) procède à une série de vérifications cycliques des principales pratiques financières et administratives et pratiques de gestion ayant cours dans les unités de gestion et les centres de services, ainsi qu’au Bureau national. GREV
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L'APC compte trente-deux unités de gestion et quatre centres de services. Les unités de gestion sont des regroupements de parcs nationaux, de lieux historiques nationaux et d'aires marines nationales de conservation qui sont habituellement situés à proximité les uns des autres. Cette proximité leur permet de partager les ressources de gestion et d'administration. Les centres de services, quant à eux, aident l'organisation dans diverses disciplines professionnelles et techniques. Les directeurs des centres de services et des unités de gestion ont pour mandat de veiller à ce que les politiques, les directives et les lignes directrices du SCT et de l'APC soient respectées. Dans le cadre de ce programme de vérifications cycliques, la vérification de l’UGM a été réalisée par la firme PricewaterhouseCoopers, s.r.l., pour le compte du Groupe Rendement, Évaluation et Vérification, dans les lieux suivants : à Churchill (bureau des opérations du Nord du Manitoba/Wapusk) ainsi qu’à Lower Fort Garry, à La Fourche et à Winnipeg (bureau des opérations du Sud du Manitoba). 3. OBJECTIFS ET PORTÉE La présente vérification a pour objectif de vérifier si les principes de diligence raisonnable sont appliqués aux principaux processus de gestion et de confirmer à la haute direction que les processus et les contrôles en place au sein de l’UGM permettent d'assurer le respect des politiques et des pratiques du SCT et de l'APC. Des programmes de vérification détaillés, mis au point par Parcs Canada, ont été utilisés pour l’examen des processus financiers. Cet exercice porte sur les huit principaux processus financiers suivants : oCadre de contrôle de la gestion oRecettes oPassation de marchés oPaiements aux fournisseurs oUtilisation des cartes d’achat oDépenses relatives aux voyages oInventaire du matériel et petits articles attrayants de grande valeur oCodage financier Cette vérification visait la période allant du 1erjuillet 2004 au 30 juin 2005. 4. MÉTHODOLOGIE La méthodologie comprend une visite au parc national Wapusk à Churchill et au lieu historique national de Lower Fort Garry (LFG) à Winnipeg, au Manitoba, ainsi que les activités suivantes : oDes entretiens avec la direction et le personnel de l’UGM chargés des principaux processus financiers; opertinents, dont l’organigramme, le tableau de la délégation du pouvoirUn examen des documents de signature de l’APC, les politiques régissant les processus principaux susmentionnés et divers rapports financiers; et
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otransactions pour chacun des principaux processus financiers,Un examen d’un échantillon de excepté pour l’inventaire. Une fois le travail sur place terminé, nous avons présenté nos observations préliminaires au directeur de l'UG et au gestionnaire, Finances et administration. Nous avons formulé nos constatations et nos recommandations conformément au système de rapport et d'évaluation suivant : Système de notation utilisé pour le rapport Insatisfaisant Les contrôles ne fonctionnent pas et/ou des activités frauduleuses ont été constatées, qui ont ou auront un impact sur les états financiers et les activités de l'Agence. Améliorations importantes L'environnement de contrôle laisse à désirer et/ou s'est détérioré nécessaires depuis la dernière vérification et nuit à l'atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s'imposent pour combler les lacunes constatées en matière de contrôle. Améliorations moyennes Certains contrôles sont en place et fonctionnent; cependant, plusieurs nécessaires été constatés et risquent de compromettreproblèmes importants ont l'atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. Légères améliorations Bon nombre de contrôles fonctionnent comme prévu; cependant, nécessaires certaines modifications mineures s'imposent pour rendre l'environnement de contrôle plus efficace. Contrôlé contrôles fonctionnent comme prévu et aucune autre mesure neLes s'impose pour l'instant.
5. CONCLUSIONS Dans l'ensemble, le cadre de contrôle de la gestion et quatre autres processus financiers principaux demandent des améliorations moyennes parce que certains contrôles clés n’ont pas joué leur rôle de façon efficace. Les processus de passation de marchés et de codage financier ont été bien gérés et mis en place par l’UGM. Cependant, le processus touchant l'inventaire du matériel et les petits articles attrayants de grande valeur n'a pas été bien géré. Pendant notre travail de vérification, nous avons noté des cas où les procédures suivies ne concordaient pas avec les politiques en vigueur; en fait, certains processus et contrôles pourraient être resserrés afin d'améliorer la conformité aux politiques du SCT et de l'APC. On présente à la section 6 un résumé des observations et des recommandations qui devraient permettre à l’UGM de régler les problèmes soulevés. 6. OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS 6.1 Cadre de contrôle de la gestion Améliorations moyennes Certains contrôles sont en place et fonctionnent; cependant, plusieurs nécessaires problèmes importants ont été constatés et risquent de compromettre l'atteinte des objectifs du programme ou des objectifs opérationnels. GREV 20057 Octobre
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i) Observations Lors de la vérification faite à l'UGM, nous avons examiné le cadre de contrôle de la gestion pour nous assurer que des processus adéquats étaient en place à l'unité de gestion. Nos vérifications nous ont permis de découvrir plusieurs problèmes importants qui pourraient nuire à l’atteinte de objectifs de programme et des objectifs opérationnels. La résolution de ces problèmes permettrait à l’UGM de contrôler adéquatement ses principaux processus financiers. Séparation des tâches Nous avons remarqué que les gestionnaires, Finances et administration, aux bureaux du Nord et du Sud avaient tous deux les pouvoirs de signature aux termes de l’article 34 pour leur propre section Finances et administration, en plus d’avoir les pouvoirs de signature aux termes de l’article 33 pour toutes les sections de l’unité. LaLoi sur la gestion des finances publiquesne permet pas à un agent financier d’avoir les pouvoirs de signature en vertu à la fois de l’article 33 et de l’article 34 pour un paiement donné. Le fait qu’une même personne dispose des pouvoirs de signature en vertu à la fois de l’article 33 et de l’article 34 expose l’UGM à un risque d’utilisation inappropriée des ressources. Examen de la performance opérationnelle La direction de l’UGM examine de façon continue la performance opérationnelle et la situation financière par le biais de trois types de réunions de gestion. L’équipe de direction de l’unité de gestion se rencontre toutes les deux semaines pour examiner les questions globales de gestion de l’unité et effectuer un examen verbal d’un rapport financier (il s’agit d’un point permanent à l’ordre du jour). Les procès-verbaux de ces rencontres sont conservés. La direction de l’unité de gestion est composée du directeur de l’unité de gestion, des directeurs opérationnels du Sud du Manitoba et du Nord du Manitoba/Wapusk, du gestionnaire, Finances et administration, et d’autres gestionnaires fonctionnels. Pérennité des opérations et sécurité des biens L'UGM ne dispose pas d'un plan documenté de reprise des activités ou d'un plan d'urgence en cas de catastrophe telle qu'un incendie. Il serait utile pour la direction qu'en cas d'incident à l'UGM, les activités puissent reprendre le plus rapidement possible. Il serait également bon qu'une copie de sauvegarde des données informatiques soit entreposée en toute sécurité hors des bureaux de l'UGM, dans les environs, pour protéger l’intégrité des données de l’UGM contre tout dommage. ii) Recommandations 1. Le directeur de l’unité de gestion devrait conférer au gestionnaire, Finances et administration, un seul des pouvoirs de signature (article 33 ou article 34) pour la section Finances et administration, de façon à réduire le risque d’utilisation inappropriée des ressources de l’UGM. 2. Le directeur de l’unité de gestion devrait formaliser et documenter le plan de reprise des opérations de façon à assurer la continuité des opérations de l’unité de gestion en cas de sinistre.
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6.2 Recettes i) Observations Opérations du Nord du Manitoba/Wapusk L'environnement de contrôle laisse à désirer et/ou s'est détérioré Améliorations importantes depuis la dernière vérification et nuit à l'atteinte des objectifs du nécessaires programme ou des objectifs opérationnels. Des mesures de gestion immédiates s'imposent pour combler les lacunes constatées en matière de contrôle. Approximativement 69 % des recettes du bureau du Nord proviennent de services d’interprétation et de présentations audiovisuelles fournis aux visiteurs. On ne donne aucun reçu ou billet aux clients qui achètent un service. Bien que le bureau garde la trace des différents types de recettes dans les résumés quotidiens, il est impossible de rapprocher cette information des services qui ont vraiment été fournis. Notre échantillonnage nous a montré que le rapprochement des relevés quotidiens des ventes avec les dépôts bancaires n’était pas toujours vérifiable. Le gestionnaire, Finances et administration, travaille actuellement à éliminer les divergences, qui sont selon lui dues au fait que certains employés ne corrigent pas adéquatement les erreurs aux terminaux des points de vente. Cette procédure devrait cependant être exécutée quotidiennement. Actuellement, le rapprochement des recettes perçues au point de vente et la gestion des registres comptables au bureau des opérations du Nord du Manitoba/Wapusk sont effectués par le titulaire du même poste d’administration. La même personne est aussi chargée de recevoir et de consigner les sommes reçues par la poste et d’effectuer les dépôts bancaires. Même si le personnel et les sommes reçues par la poste sont moins nombreux qu’au bureau des opérations du Sud du Manitoba, la séparation des tâches liées aux recettes et à la réception du courrier est un élément important de contrôle interne. De plus, une seule personne est présente lorsqu’on ouvre le courrier. Les chèques ne sont pas toujours marqués « pour dépôt seulement » et ne sont pas consignés dans un registre; ils sont plutôt transmis au directeur, Finances et administration, du bureau des opérations du Nord du Manitoba/Wapusk. Le bureau du Nord utilise deux coffres dont l’ouverture ne nécessite pas l’intervention simultanée de deux personnes. De plus, les combinaisons de ces coffres ne sont changées qu’une fois par an. Le deuxième coffre, situé dans la section Finances et administration, est aussi utilisé pour conserver les recettes perçues aux points de vente. Au lieu d’être conservées dans un coffre, les sommes ainsi perçues devraient faire l’objet d’un dépôt quotidien. Même si on peut, de façon générale, extraire des renseignements du système de rapports financiers SAP, il semble que la direction n’utilise aucun processus officiel normalisé de production de rapports pour surveiller ou superviser les activités productrices de recettes de l’unité. Les changements touchant les recettes sont traités par le biais de rapports sur les écarts financiers et leurs répercussions sont minimes, étant donné la faible proportion du budget global de l’UGM que représentent les recettes. Nous recommandons cependant l’officialisation du processus pour que les données stockées dans le système de rapports financiers SAP soient extraites de façon cohérente et
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