Comment encaisser vos factures plus rapidement ? - E2P1

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2. Comment éviter les factures impayées ?1. Précautions générales1.1. CONDITIONS GÉNÉRALES ET CONTRATS TYPE1.1.1. Intéressant pour la plupart des commerçantsQuasi tous les commerçants ont intérêt à avoir des con ditions générales (sur le bon de commande, la facture, le bon de li vrai son, le devis, etc.). Quel que soit le secteur dans lequel vous êtes ac tif, que vous soyez dé tail lant ou grossiste, ou bien que vous prestiez des services , (p.ex. com me entrepreneur, réparateur d’appareils élec tro mé na gers), que vous ayez seulement des particuliers comme clients ou aussi d’autres com mer çants et entreprises. Et peu importe qu’il s’agisse de grosses ou de pe tites fac tures.A première vue, certains (petits) commerçants (comme les boulangers, les bouchers, les épiciers, les traiteurs, les restaurateurs, les au ber gis-tes, les cordonniers, …) auraient moins (voire pas du tout) besoin de tel-les con ditions. En effet, on les paie généralement cash… Les montants sont souvent limités et dans ces secteurs, ce n’est pas l’habitude de tra vail ler avec des factures.Pour ces professions, des conditions générales peuvent toutefois aussi être utiles. Du moins pour les affaires qui sortent du quotidien…Un exemple :Un boucher reçoit une commande pour la livraison de viande pour un bar becue de 50 personnes. Et cela pour un montant qui s’élève à 400 €. Le boucher veut livrer sa viande mais le barbecue n’a fi na le ment pas lieu…Un boulanger doit livrer ...
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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?
2. Comment éviter les factures impayées ?
1. Précautions générales
1.1. CONDITIONS GÉNÉRALES ET CONTRATS TYPE
1.1.1. Intéressant pour la plupart des commerçants
Quasi tous les commerçants ont intérêt à avoir des con ditions générales
(sur le bon de commande, la facture, le bon de li vrai son, le devis, etc.).
Quel que soit le secteur dans lequel vous êtes ac tif, que vous soyez
dé tail
lant ou grossiste, ou bien que vous prestiez des ser vices, (p.ex.
com me entrepreneur, réparateur d’appareils élec
tro mé na gers), que
vous ayez seulement des particuliers comme clients ou aussi d’autres
com mer çants et entreprises. Et peu importe qu’il s’agisse de grosses ou
de pe tites fac tures.
A première vue, certains (petits) commerçants (comme les boulangers,
les bouchers, les épiciers, les traiteurs, les restaurateurs, les au ber gis-
tes, les cordonniers, …) auraient moins (voire pas du tout) besoin de tel-
les con ditions. En effet, on les paie généralement cash… Les montants
sont souvent limités et dans ces secteurs, ce n’est pas l’habitude de
tra vail
ler avec des factures.
Pour ces professions, des conditions générales peuvent toutefois aussi
être utiles. Du moins pour les affaires qui sortent du quotidien…
Un exemple :
Un boucher reçoit une commande pour la livraison de viande pour
un bar
becue de 50 personnes. Et cela pour un montant qui s’élève à
400
. Le boucher veut livrer sa viande mais le barbecue n’a fi na
le ment
pas lieu…
Un boulanger doit livrer chaque jour 250 petits pains à un snack qui
vend des pains garnis. En outre, le boulanger a parmi sa clientèle un
cer
tain nombre de restaurants à qui il livre des pains surprises. Mais il
arrive que les paiements se fassent attendre.
Un restaurateur est réputé pour ses lunches d’affaires à midi.
Ré gu
liè re ment, des réservations téléphoniques sont prises pour 15 à
20 con vi ves. Mais quid si personne ne se présente ou qu’on lui de-
mande d’en voy er sa note et qu’au bout du compte il n’est pas payé ? Et
peut-être ce restaurateur organise-t-il aussi des fêtes pour les entrepri-
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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?
2. Comment éviter les factures impayées ?
ses, des ju bilés, des communions ou même des réceptions de mari-
age. Ce ne se rait pas la première fois que tout soit annulé à la der nière
minute…
1.1.2. Même si vous n’êtes payé qu’au comptant
Et si vous ne recevez que des paiements cash (vous avez p. ex. un
ma ga
sin d’électroménagers et vous ne vendez qu’au comptant à des
par
ti
culiers) ou si vous demandez toujours un acompte ? Là aussi, les
con di
tions générales peuvent vous être utiles. Parce qu’elles ne vous
pro tè gent pas seulement contre les mauvais payeurs et les paiements
tardifs, mais aussi contre les plaintes de clients mécontents. Et elles
précisent p.ex. quel juge est compétent en cas de litige.
1.1.3. Conseillé pour un bon de commande/contrat
Tant que tout va bien entre vous et votre client, les conditions générales
ont peu d’intérêt. Mais si votre client ne vous paie pas ou s’il émet des
réclamations contre vous ou votre produit, il en va tout autrement. On
est alors gé
né ralement confronté à la question suivante : qu’est-ce qui
avait été con
ve nu (quel est le montant des intérêts en cas de paiement
tardif, etc.) ? Vous se rez beaucoup plus fort si vous avez pu mettre ces
con ven tions sur pa pier sous forme de conditions générales inscrites sur
votre bon de com man de ou votre contrat. Vous devrez toutefois veiller à
ce que ces conditions soient valables.
Vous pourriez bien sûr prévoir des clauses spécifi ques pour chaque
client. Mais c’est un travail sans fi n (sauf si naturellement vous n’avez
qu’un petit nombre de clients importants). Aussi est-il conseillé de tra vail-
ler avec des contrats standard ou des bons de com man de pré-imprimés
re prenant les conditions générales. Pour un contrat très important, vous
pou vez toutefois toujours (faire) rédiger un contrat sur me su re (Partie II,
2.1.).
Vous pouvez par ailleurs ne pas vous limiter à rédiger des conditions
gé né
ra
les pour le cas où vous vendez ou vous prestez des services à
vos clients. Vous pouvez aussi le faire si vous achetez des marchandi-
ses à vos four nisseurs. C’est ce qu’on appelle des “conditions d’achat”.
De plus en plus de clients importants utilisent leurs propres conditions
d’achat pour des commandes importantes. N’utilisez toutefois pas vos
con
di tions de vente pour vos propres achats (vous êtes alors client).
Elles sont en effet normalement très strictes et à l’avantage du vendeur.
Uti
lisez plutôt des conditions spécifi ques.
On peut conseiller les
conditions générales à
presque tous les com-
merçants et à presque
toutes les entreprises,
même si, à première
vue, il semble que ce
ne soit pas toujours
le cas pour certaines
professions (p.ex. les
boulangers).
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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?
2. Comment éviter les factures impayées ?
1.1.4. Au verso d’un maximum de documents possibles
Les conditions générales sont généralement imprimées au verso de vos
do
cuments. D’un point de vue commercial, c’est plus intéressant qu’au
rec to. En effet, bien des clients ne lisent pas les “petits ca rac
tères” au
ver so, alors qu’ils analysent en profondeur tout ce qui se trou ve au recto
du contrat.
Veillez par ailleurs à ce qu’elles fi gurent sur le plus de documents pos-
si bles (facture, bon de commande, bon de livraison, devis, etc.) et de
pré fé
rence pas seulement sur vos factures. Vous risquez sinon des dis-
cus sions avec des clients qui prétendraient n’avoir jamais accepté vos
con di
tions. Ils pourraient p. ex. affi rmer qu’ils ne connaissaient pas ces
con di
tions au moment de la conclusion du contrat et qu’ils ne les ont ap-
pri ses qu’au moment où vous leur avez expédié votre facture. Aussi, re-
pre nez-les au moins aussi au verso de vos bons de commande. Et faites
les signer par le client. Par sa signature, il marque en effet son accord.
Vous pouvez aussi bien sûr travailler avec des contrats type en lieu et pla-
ce de conditions générales. En fait, ces contrats ne sont rien d’autre que
des conditions générales reprises sous la forme d’un véritable con
trat.
Pensons p. ex. à l’agence immobilière qui présente gé
néralement à tous
ses clients un contrat “prêt à signer”.
1.1.5. Accepté ou non ?
Si votre client signe un bon de commande sur lequel vos conditions gé-
rales sont imprimées, il pourra diffi cilement prétendre par la suite qu’il
n’a pas accepté vos conditions. Mais s’il affi rme qu’il n’a jamais ac cepté
vos conditions générales qui se trouvaient exclusivement sur vos fac tu-
res, vous pourrez invoquer deux arguments. Indiquez que vous faites
de puis longtemps des affaires avec ce client et qu’il con nais sait donc
par faitement vos conditions. En outre, si votre facture n’a pas été con
tes-
tée, vous pourriez soutenir que le client était d’accord avec celle-ci. Cette
dernière piste ne peut toutefois être empruntée avec suc cès que si votre
client est aussi un commerçant.
1.1.6. Renvoyer au recto
Renvoyez en outre, au recto de votre bon de commande ou de votre
bon de livraison, à vos conditions générales imprimées au verso. Vous
pou vez à cet effet reprendre une clause du style
“le client se déclare
d’ac cord avec les conditions générales qui sont reprises au verso de ce
bon de commande”
.
Si vous faxez un bon de commande à votre client, n’oubliez pas de faxer
Ne mentionnez pas vos
conditions générales
exclusivement sur vos
factures mais égale-
ment sur vos bons de
commande, vos bons
de livraison, vos devis,
dans votre catalogue,
etc. Sinon, vous risquez
de ne pas pouvoir les
invoquer.
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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?
2. Comment éviter les factures impayées ?
éga
lement le verso. Et indiquez dans la lettre d’accompagnement jointe
que vous lui faxez aussi les conditions générales applicables, sans quoi
le client en question pourrait une fois de plus pré
tendre qu’il n’en a pas eu
connaissance. Et que vous ne lui avez ja mais soumis vos condi
tions.
1.1.7. Les conditions peuvent être consultées…
Suffi t-il de préciser que vos conditions générales peuvent être con sul-
tées en vos locaux ? Et que vous les transmettrez au client à sa pre miè-
re demande et que vous l’indiquez aussi sur la facture et/ou le bon de
commande transmis au client (vous pouvez consulter nos conditions
générales dans nos bureaux) ? Gé néralement, la jurisprudence consi-
dère qu’un simple ren voi aux con di tions générales de vente sans com-
munication de celles-ci, ne suffi t pas pour pouvoir les appliquer. Ne vous
bornez donc pas à ces mentions.
1.1.8. Dans quelle langue les rédiger ?
Vos conditions générales seront toujours rédigées en français. Mais faut-
il y ajouter une autre langue ? Nous ne pouvons donner une ré ponse
gé nérale à cette question. Tout dépend en effet avec qui vous faites des
af faires. Si vous avez des clients étrangers ou situés de l’autre côté de
la frontière linguistique, mieux vaut alors reprendre vos conditions gé né-
ra
les en plusieurs langues.
Et quelles langues choisir ? En principe, vous devez traduire vos con di-
tions générales en autant de langues que celles parlées par vos clients.
Si non, vous courez le risque qu’un client invoque par la suite qu’il n’a
pas com
pris vos conditions générales. Si vous travaillez avec de nom-
breu ses nationalités, il n’est naturellement pas possible de faire traduire
vos con
ditions générales dans toutes les langues utilisées. Préférez
alors le fran
çais, le néerlandais, l’allemand et l’anglais.
Reprendre toutes les traductions au verso de vos documents peut bien
sûr poser problème. Vous pouvez le résoudre en faisant imprimer dif
fé-
rents bons de commande ou factures avec chaque fois les conditions
nérales reprises au verso dans une langue particulière. Ou si vous
im pri
mez vous-même vos conditions, en imprimant chaque fois ces con-
di tions dans la langue adéquate.
Vous pouvez faire traduire vos conditions générales par un bureau de tra -
duction. Pour environ 125 à 150
par langue, vous aurez ce qu’il vous
faut. Et au moins, vous serez sûr de la traduction.
Rédigez vos conditions
générales dans la lan-
gue de vos clients pour
que, par la suite, ils ne
puissent pas prétendre
ne pas les avoir com-
prises.
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Comment encaisser vos factures plus rapidement ?
2. Comment éviter les factures impayées ?
1.1.9. Utilisez un langage clair
Veillez toujours à ce que vos conditions de vente soient formulées de
ma
nière claire et non équivoque.
Si elles manquent de clarté, surtout si elles s’adressent à des con som-
ma
teurs, toute imprécision jouera en votre défaveur. En effet, la loi sur
les pratiques du commerce dit qu’on doit privilégier l’interprétation la plus
fa
vorable au consommateur.
1.1.10. Du sur mesure
Le contenu de vos conditions générales est très important. Il est né ces-
saire qu’elles soient rédigées sur mesure pour votre établissement. Cha-
que secteur a ses propres caractéristiques. Et au sein de celui-ci, cha que
établissement est unique (vous voulez p.ex. d’autres délais de paie ment
que vos concurrents, que d’autres garanties vous soient don nées, etc.).
La simple copie des conditions générales d’un autre com mer çant est
dès lors dangereuse. Vous risquez de reprendre des clau ses in adap
tées
(et éventuellement interdites). Au diable l’avarice…
1.1.11. Les clauses interdites par la loi
En rédigeant vos conditions générales, vous devez aussi tenir compte
d’un cer
tain nombre de dispositions légales. Soyez surtout attentif si vos
clients sont des consommateurs (= des particuliers). De nombreuses
dispositions légales limitent en effet votre liberté de stipuler ce que vous
voulez dans vos conditions générales. La loi sur les pratiques du com -
mer ce énumère ainsi une série de clauses que vous ne pouvez re pren -
dre dans vos conditions de facturation si vous faites des af
faires avec
des consommateurs.
Un exemple :
Est interdite la disposition selon laquelle vous pouvez conserver des
acomp
tes déjà payés si l’acheteur annule sans plus le contrat (le bon
de commande). Sauf si vous précisez que le consommateur a droit à un
montant équivalent si vous-même annulez la vente.
Si vous vendez des biens de consommation à des particuliers, vous
devez aussi tenir compte de la garantie légale et ne pouvez y déroger
(voir infra).
Mais même si vous faites des affaires avec d’autres commerçants, tout
n’est pas permis pour autant. Le Code civil prévoit ainsi un ensemble de
règles que vous devez respecter.
Ainsi, les dommages et intérêts que vous demandez en cas de paie-
Les conditions de
facturation doivent être
rédigées sur mesure
pour votre commerce.
Il est tout à fait décon-
seillé de recopier des
conditions de tiers.
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