La rationalisation des fonctions de soutien des services du Premier ministre : mission d'audit de modernisation
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Français
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Publié par
Publié le
01 novembre 2006
Nombre de lectures
29
Licence :
Paternité, pas d'utilisation commerciale, partage des conditions initiales à l'identique
Langue
Français
Le présent rapport fait partie de la quatrième vague d'audits de modernisation lancés en octobre 2005 dans le cadre de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF) qui introduit une démarche de performance, visant à faire passer l'Etat d'une logique de moyens à une logique de résultats. Les audits sont réalisés sous la co-maîtrise d'ouvrage du ministère intéressé (qui s'appuie sur le secrétaire général et ses équipes de modernisation) et du ministère chargé du budget et de la réforme de l'Etat (qui s'appuie notamment sur la direction générale de la modernisation de l'Etat).
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Inspection générale de l’administration
Conseil général économique et financier
’ Mission d audit de modernisation
Rapport
sur larationalisation des fonctions de soutien des services du Premier ministre
Etabli par
Sylvie ESCANDE-VILBOIS Inspectrice de l’administration
Alain-Roland KIRSCH Contrôleur d’Etat
Avec le concours du cabinet BearingPoint
- Novembre 2006-
IGA - CGEFI
IGA - CGEFI
La rationalisation des fonctions de soutien des services du Premier ministre
1.
2.
Services du Premier ministre
’ Cadre de l audit ¾sont composés d’un ensemble de structures ayant chacune une mission spécifiqueLes services du Premier ministre (SPM) et souvent dotées de moyens propres.Le soutien des SPM est exercé en grande partie par la direction des services administratifs et financiers (DSAF). ¾La mise en place de la nouvelle architecture budgétaire dans le cadre de la LOLF a conduit à un regroupement, sur le plan budgétaire, de certaines de ces structures, rendant utile une étude des implications éventuelles en termes de soutien. ¾Le périmètre étudié concerne principalement lesont les liens les plus étroits avec la DSAFservices qui (Secrétariat général du Gouvernement, Service d’information gouvernemental, Direction générale de l’administration et de la fonction publique, Direction du développement des médias) soit un périmètre de dépenses d’environ 50 M€ (hors achats) et 680 ETP. ¾Les fonctions de soutien examinées sont la’ n iostgenes,umai erssed sseh ’uocrladocumentation,lalogistique,les fonctions budgétaires,lareprographie, l informatiqueetl immobilier. ¾L’audit aprocédé à un examen critique des moyens logistiques et humains du soutiendes principaux services du Premier ministre -hors achats-, dans le but deproposer des pistes de rationalisation.
Constat ¾Le taux de soutien de la DSAF est d’environ 20 % ; la structure du soutien se caractérise par l’importance des effectifs mobilisés par le soutien logistique. ¾Des démarches pertinentes de rationalisation ont déjà été engagées par la DSAF(réorganisation de la DSAF autour de ses principaux métiers, mutualisation entre entités, structuration d’une partie des interventions logistiques au sein d’un centre d’appel téléphonique, adossement au ministère des finances pour l’entretien des véhicules
) ¾L absence d organisation et d informations structuréesne permet cependant pas d’assurer à la démarche une ’ ’ ’ efficacité maximale. ¾Lesobstacles à la rationalisationsont : 9L’éclatement des structures ; 9La dispersion des implantations ; 9La prédominance de l’efficacité sur l’efficience, liée au manque d’outils.
La rationalisation des fonctions de soutien des services du Premier ministre
3.
4.
Services du Premier ministre
Recommandations ¾Introduire un pilotage en efficience du programme budgétaire « Coordination du travail gouvernemental » 9 ;Constituer une mission de pilotage du programme lui confier les fonctions de programmation et de suivi budgétaire, y compris en matière de ressources humaines et les fonctions d’évaluation des performances et de contrôle de gestion 9Fiabiliser l’analyse des coûts pour pouvoir l’utiliser comme outil d’aide au pilotage et à la décision 9Définir des outils pour améliorer le dialogue budgétaire et de performance entre les différents services et structures inclus dans le programme
¾La régulation des services 9des services, à partir de l’expérience du centre d’appel et de suivi : offre élargie de prestationsCréer un centre de régulation (extension notamment aux ressources humaines et à la documentation), public élargi, segmentation de l’offre de service (gamme cabinets, gamme administrative) 9Interfacer le centre avec les progiciels de gestion (personnel, logistique, immobilier) 9Standardiser les services, analyser les utilisations, en tirer des pistes de redéploiement, d’externalisation ou d’adossement ¾La maîtrise de la taille critique et des implantations immobilières 9Retenir la localisation comme critère de mutualisation ou d’adossement, pour obtenir une taille plus efficiente 9Envisager une rationalisation immobilière interne des services du Premier ministre 9Rechercher un adossement aux ministères voisins du 7èmearrondissement 9des services de logistique et d’informatique en fonction de l’évolution démographique des corps concernésAdapter la taille ¾Propositions sectorielles 9Ressources humaines : optimiser l’usage des progiciels de gestion, examiner la justification des corps au service du Premier ministre 9Logistique : étudier un adossement externe des permanences en dépannage, étudier l’impact de l’évolution technique sur la reprographie/numérisation/bureautique 9: participation au centre de régulation des services, rationalisation de l’accueil du publicDocumentation
Impacts attendus’ ¾Amélioration de la qualité de service interne et de l efficience, liée à la mise en place du centre de régulation des services et des outils de contrôle de gestion associés au pilotage budgétaire ¾liéeion pro auxaRitsitanolareièe dcalosaliisopnoitne stam itno’ ¾emret truocéàitivctduro pde’’t économique ou Pued ipmca ¾Exemplarité au sein de l Etat d une rationalisation des services du Premier ministre
PRINCIPAUX ELEMENTS DE PERIMETRE DE L'AUDIT
PERIMETRE PHYSIQUE [indiquer dans le tableau ci-dessous les principaux éléments utiles à la compréhension du périmètre de l'audit : nombre d'usagers concernés, nombre d'actes administratifs annuels, nombre de sites, d'implantations
]
Eléments de périmètre de l'audit
Implantations
Services principaux objet de l’audit
Autres services et autorités indépendantes consultés
Ensemble du périmètre
PERIMETRE FINANCIER
Recettes
Eléments de périmètre
Dépenses de personnel
Dépenses de fonctionnement (en CP)
Dépenses d'investissement (en CP) Dépenses d'intervention (en CP)
Autres dépenses (préciser)
EFFECTIFS CONCERNES
Nombre d'agents (en ETP)
3423
1900
489
Nombre Commentaires 24 ou 150 nombre des 50 634m2, immeubles gérés par les services du entités et localisations Premier ministre 5 SGG dont, DSAF, DGAFP, SIG, DDM, cabinets 7 DDF, CAS, SGDN, DIACT, CSA,
150
d'euros)
Médiateur, MIVILUDES
Commentaires
107,5 millions € (LFIau titre du programme 129 (LFI 2006) 2006) actions 1 coordination du travail 32,8 + gouvernemental + 4 coordination sectorielle 18,8+16,6+39,3 + 5 information administrative + 10 soutien 51,7 millions €Idem y compris les achats
28,5 millions€ Idem 11,2 millions€ Idem
Service(s)
DSAF-SDRH
DSAF-SDRH
DSAF
Idem
Commentaires Total des agents pour lesquels la paie est assurée par les services du Premier ministre
Total des agents payés et gérés par les services du Premier ministre Principal service de soutien des services du Premier ministre
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