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Comment organiser un événement , livre ebook

Editions du Puits Fleuri - Laurence Happe-Durieux , Nicolas Delecourt

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A propos
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Extrait

Description

Preuve du dynamisme des associations, des collectivités, des entreprises, de nombreuses manifestations sont organisées chaque jour : compétitions sportives, expositions, conférences, inaugurations, spectacles, journées portes ouvertes... Synonyme de plaisir et de satisfaction, ces événements doivent être rigoureusement préparés par leurs organisateurs. Et les tâches sont multiples ! Car il faut, notamment, faire travailler une équipe, trouver les financements, souscrire des assurances, payer éventuellement des droits (TVA, SACEM...), informer le public, sans oublier tous les détails auxquels il faut nécessairement songer.Toutes les questions y sont abordées : analyse de la faisabilité, structure juridique éventuelle, responsabilité des organisateurs, information auprès du public, aides et subventions possibles, gestion de l'organisation, impôts et taxes éventuels, réalisation du bilan final... Ce guide est illustré de très nombreux exemples, assorti de multiples modèles de courriers et de documents (demande de subvention, déclarations préalables...).Un véritable mode d'emploi événementiel ! Ce livre est écrit par deux spécialistes de la communication et de l'événement qui ont organisé des manifestations dans de multiples domaines : sportif, culturel, officiel, professionnel, ludique...

Sujets

gestion de projet

Informations

Publié par	Editions du Puits Fleuri
Date de parution	01 janvier 2012
Nombre de lectures	49
EAN13	9782867394812
Langue	Français
Poids de l'ouvrage	2 Mo

Informations légales : prix de location à la page 0,1200€. Cette information est donnée uniquement à titre indicatif conformément à la législation en vigueur.

Extrait

Gestion O&rganisation

Nicolas Delecourt Laurence Happe-Durieux

Comment organiser un événement ?

Officiel, culturel, sportif, ludique...

EDITIONS DU PUITS FLEURI

e 5 édition

Laurence HAPPE-DURIEUX Nicolas DELECOURT

Comment organiser un événement

ème 5 édition

EDITIONS DU PUITS FLEURI 77850 HERICY - FRANCE

Crédits photos couverture

De gauche à droite : - Inauguration © Eric Barbara - Fotolia.com - Musicien à Avignon © Stéphane Blache - Fotolia.com - Course cycliste 2 © Nathalie P - Fotolia.com - Fête Nationale © Jean-Michel Glaude - Fotolia.com

Les photos sont reprises à l’intérieur.

Editions du Puits Fleuri- 2012 Editeur : Emile Guchet

ISBN 978-2-86739-481-2 ISSN 0414-6492 Tous droits de reproduction, d’adaptation et de traduction intégrale ou partielle réservés pour tous pays.

Sommaire ______________________________________________

Introduction............................ ...............................................................................................................................................7 ................................................................

Partie 1 -Organiser un événement : un travail d’équipe15 ...................................................................................................................................

Chapitre 1.L’équipe.............................. ..............17 ................................................................................................................................

Chapitre 2.Le calendrier26 .....................................................................................................................................................

Chapitre 3.Les réunions37 ......................................................................................................................................................

Partie 2 -Les obligations légales63 .........................................................................................................

Chapitre 1.Quelle structure juridique ?..................................................................................65 1. Qui organise ?......................................................................................................................................................................................65 2. L’association.............................................................................................................................................................................................66 3. Comment constituer une association ?69 ........................................................................... 4. Le fonctionnement de l’association............................................................................................71 5. La responsabilité de l’association et de ses dirigeants.................................................................................................................................................................75 6. La dissolution de l’association79 ................................................................................................................. - Modèles de statuts-types - Exemples d’éléments pouvant être repris dans un règlement intérieur er - Loi du 1 juillet 1901 - Modèles de déclarations - Modèles de courriers

©Editions du Puits Fleuri

Chapitre 2.Les assurances105 ...................................................................................................................................... 1. Une précaution presque incontournable105 ............................................................... 2. La responsabilité civile107 ........................................................................................................................................... 3. Les autres assurances................................................................................................................................................109 4. Quelques conseils111 ............................................................................................................................................................... - Exemple d’un contrat de responsabilité civile

Chapitre 3.Les formalités à accomplir avant, pendant et après la manifestation........................................................................120 1. Déclarations ou autorisations préalables à accomplir dans tous les cas120 .............................................................................................................. 2. En cas de manifestations culturelles : droits d’auteur ou rémunérations des artistes............................................................................................................123 3. Les manifestations sportives....................................................................................................................137 4. Les buvettes143 ........................................................................................................................................................................................... 5. Les établissements recevant du public158 ....................................................................... 6. La déclaration à la CNIL158 .....................................................................................................................................

Partie 3 -Le budget et le financement161 .......................................................................

Chapitre 1.Le budget163 ................................................................................................................................................................ 1. Les dépenses163 ...................................................................................................................................................................................... 2. Les recettes.............................................................167 ................................................................................................................................. - Modèle de note de frais 3. Le fonctionnement de la billeterie............................................................................................1 7 0 4. Les loteries172 ................................................................................................................................................................................................ 5. Le régime de la TVA, les exemptions.... .........................................173 ................................ 6. Les taxations en matière d’événements sportifs175 ................................ 7. Les indemnités des bénévoles176 ............................................................................................................ 8. Embaucher du personnel178 ............................................................................................................................... - Modèle simplifié de contrat de travail à durée déterminée

Chapitre 2.Trouver des financements................................................................................186 1. Les subventions...........................................................................................................................................................................186 2. Les financements privés : mécénat et sponsoring........................191

©Editions du Puits Fleuri

3. Le dossier196 ..................................................................................................................................................................................................... - L’argument fiscal - Exemple de contrat de partenariat - Adresses utiles

Partie 4 -La communication245 ...........................................................................................................................

Chapitre 1.Premiers conseils........................................................................................................................24 7

Chapitre 2.Inviter des intervenants

..........................................................................................249

Chapitre 3.Informer le « grand public »254 .......................................................................... 1. Le courrier..................................................................................................................................................................................................254 2. L’affiche258 ............................................................................................................................................................................................................ 3. La plaquette263 .......................................................................................................................................................................................... 4. La presse267 ...................................................................................................................................................................................................... 5. Internet274 ............................................................................................................................................................................................................... - Modèles de courriers, de communiqué de presse, de devis 6. Le discours............................................................................................................................................................ .283 ................................

Partie 5 -Le jour de la manifestation, et après...293 ...............

Chapitre 1. Les ultimes préparatifs.......................................................................................................295

Chapitre 2. Le jour J, l’heure H, la minute M............................................................298

Chapitre 3. Après la manifestation... Transmettre le flambeau.......... ................................................................................................299 ................

Partie 6 -Un exemple concret de manifestation309 ..........

Conclusion.................................................................................................................................................................................................................................321

©Editions du Puits Fleuri

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par courrier  EDITIONS DU PUITS FLEURI 22 avenue de Fontainebleau 77850 HERICY par e-mail puitsfleuri@wanadoo.fr

ou sur notre site internet  www.puitsfleuri.com

Introduction ______________________________________________

Des centaines de milliers de manifestations sont organisées chaque année en France. Les lieux et l'ampleur de ces événements sont variables. Ils peuvent se dérouler dans un quartier, une ville, un arrondissement, dans une entreprise ou une salle des fêtes ; ils peuvent réunir quelques dizaines de personnes intéressées par l'art ou des milliers d'individus rassemblés par l'amour du sport ; ils peuvent être à l'initiative d'une société qui entend générer des retombées économiques ou par une poignée de bénévoles sou-cieux de transmettre une passion.

Reflet du dynamisme des associations, des collectivités, des entreprises, les manifestations que vous êtes amené à organiser ont pour objectif de procurer de la satisfaction, voire du plaisir, à ceux ou celles à qui elles s'adressent. Mettre en place une exposition permet de valoriser des talents, et offre aussi à ceux qui viendront admirer les œuvres un appréciable moment d'ouverture culturelle. Lorsqu'une entreprise assure une cérémonie pour la remise de médailles ou un départ (bien mérité) à la retraite, c'est aussi l'occa-sion de faire passer un ou des messages à ceux qui travaillent au sein de la société.

Pour autant, pour festives et amicales qu'elles soient, toutes ces manifestations doivent être préparées et gérées avec un grand sérieux.

Parce que, tout comme une cérémonie réussie génère la satis-faction générale, une manifestation qui cumule toutes les erreurs cause à un grand nombre de personnes un désagrément qu'il est difficile de faire oublier.

Tous ceux qui investissent du temps et de l'énergie dans de tels projets vous le confirmeront : ce sont les organisateurs qui profitent le moins de ces moments. Une fois la fébrilité passée, ils peuvent bénéficier des fruits de leur réussite, par les témoignages de satisfaction qu'ils recueillent. Mais, au cours de la manifestation, ils n'ont pas vraiment pu en apprécier les charmes. Soit qu'ils ont couru par monts et par vaux, soit que leur tension était telle qu'il leur était impossible de goûter ces instants de détente et de plaisir. A tel point que l'on peut s’interroger sur les raisons qui poussent certains individus à organiser de tels événements.

Parfois, il s'agit d'une mission confiée par votre entrepreneur. Elle est intégrée dans votre charge habituelle de travail.

Mais tout le monde n'organise pas une manifestation par obli-gation professionnelle. Et de nombreux événements sont mis en place par des bénévoles.

L'explication tient sans doute dans l'enthousiasme qui anime ces nombreuses personnes qui aiment donner de leur temps, qui consacrent de leur énergie, voire de leur argent, dans des associa-tions, des mouvements…

Quels qu'en soient les motifs, quelle que soit la raison profon-de de ceux qui prennent l'initiative d'une manifestation, le sérieux est nécessaire. Car la réussite rejaillit sur ses organisateurs, qui peu-vent en tirer un profit qui n'est pas que simplement moral : une telle expérience est riche d'enseignements. Et rien ne s'oppose à ce que vous indiquiez sur votre CV que vous avez eu l'initiative et la capa-cité de gérer de A à Z une manifestation. Car savoir mener à bien un tel projet reflète, somme toute, bien des qualités : qualité d'orga-nisation, sens du travail en équipe, débrouillardise, rigueur budgé-taire, sens du relationnel, enthousiasme…

C'est tellement vrai que, de plus en plus, les écoles demandent à leurs élèves de s'engager dans des projets. Et de la réussite de leur manifestation dépend la note finale. Imaginez que des étudiants qui souhaitent faire une carrière dans le commerce ou la

gestion créent un événement et n'arrivent pas à équilibrer leur budget… cela ferait plutôt « désordre », et mettrait probablement à mal leur moyenne générale.

Pour ceux qui cherchent un premier emploi, et qui souhaitent proposer un riche CV, le fait d'être à l'origine d'une manifestation, de l'avoir menée à bien, permet de faire la preuve d'une expérience professionnelle, même si elle n'a pas donné lieu à une rémuné-ration d’ordre pécuniaire. Mieux : dans le cadre de la préparation d'un événement culturel ou festif, vous pouvez rencontrer un diri-geant qui cherche, justement, à recruter une personne qui soit enthousiaste, qui ne compte pas ses heures, qui ait le sens de l'initiative et celui de l'équipe…

Attention : compte tenu du travail que demande l'organi-sation d'une manifestation, il serait illusoire de se consacrer à une telle entreprise uniquement dans l'espoir qu'elle débouchera sur des opportunités professionnelles. Cela serait détourner l'esprit qui anime ceux qui se consacrent à de telles opérations. Et rien n'est plus aléatoire qu'une telle issue. Mais, en quelque sorte, une telle conclusion peut constituer l'heureux aboutissement d'une organi-sation réussie. Récompense d'autant plus agréable qu'elle n'était pas même envisagée par celui qui l'obtient.

L'expérience tend à le prouver : c'est de la rigueur mise dans la préparation préalable que dépend, en grande partie, la réussite d'une manifestation. Qu'il dure une demi-heure, une demi-journée ou une semaine, tout événement doit être très sérieusement préparé des semaines, voire des mois avant la date fatidique. Plus le nombre de personnes invitées est grand, plus le budget est conséquent, plus la période entre le début de la réalisation et sa fin est longue…

Lorsque vous êtes mandaté par votre employeur pour mettre en place un événement, il est préférable que vous soyez le plus perfectionniste possible. Le moindre échec peut entraîner des conséquences pouvant se révéler nuisibles pour votre carrière, ou